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性别差异在秘书工作中的表现及其合理应用

时间:2015-01-17 09:30作者:学位论文网
本文导读:这是一篇关于性别差异在秘书工作中的表现及其合理应用的文章,一、引言 当代社会,越来越多的人被称为秘书,秘书的涵义正在不断的拓宽,秘书的工作也逐渐普及到每个人的视野当中,随着社会分工的发展,秘书已经由改革开放前的行政职位转变为更社会化、职业化的工作种类,秘书工作的重要性越发受到领导的重视,在组织发展

  一、引言

  当代社会,越来越多的人被称为秘书,秘书的涵义正在不断的拓宽,秘书的工作也逐渐普及到每个人的视野当中,随着社会分工的发展,秘书已经由改革开放前的行政职位转变为更社会化、职业化的工作种类,秘书工作的重要性越发受到领导的重视,在组织发展中扮演着不可或缺的角色,承担起越来越重要的职责。然而,当今社会,秘书通常为女性的认识却越来越普遍,女性从业人员的增加趋势明显,但我们仍可以看到许多秘书通常由男性担任,由于秘书与领导者之间的不良现象时发,秘书性别一度成为社会上的敏感话题,因此研究秘书工作的性别差异及其影响,将对秘书工作的发展起到积极作用。

  二、文献综述

  如何正确看待秘书性别角色差异,对培养和起用秘书人员有着深远的意义。针对秘书工作的性别问题,有许多学者做了相关的研究。

  李修远探究了秘书之间的性别差异,认为男女性别在秘书工作上的差异主要表现在心理、思维和语言行为上,因此企业领导应当因时制宜的安排秘书,另外秘书工作者自身也应当扬长避短,提高个人素质。许宪国、黄三平研究了性别差异与秘书工作之间的关系,针对男性与女性不同的性格特点分析了其工作特征,他们认为秘书职业群体女性化的趋势明显,但工作本身并无性别区分,重要的是工作者自身综合素质与岗位工作特点匹配,秘书工作者应当充分了解各自的优势和不足,不断提高自身综合素质以适应工作需要。张晓兰从秘书职业的特点的角度出发,分析了性格与秘书职业的关系。指出秘书工作是一项很重要且又复杂的工作,从事秘书工作的人员应了解自身的性格特点,充分发挥自己的性格优势,这对做好秘书工作有着重要意义。刘利利通过对有代表性案例的分析和总结,着重探讨了秘书个性对于做好秘书工作影响,得出结论表明个性特征是决定秘书工作好坏及成败的重要因素,秘书人员应培养自己良好积极的个性,以促进职业的成功和推动组织的发展。胡红辉研究了市场经济条件秘书性别比例存在着五个差异。一是使用层次上的差异。二是在部门、行业上存在差异。三是地区差异。四是秘书需求上的类型差异,五是不同的经济实体在聘用秘书上存在着差异。

  三、秘书工作的概述

  (一)秘书的定义

  在我国,秘书职能人员起源于炎黄殷商时代,一直持续至今,对于秘书的定义众说纷纭,通常有广义与狭义之分,广义秘书的定义:秘书是领导人的事务与信息助手。这里的广义包括了公务秘书、私人秘书及各行业、层次、工种,而领导人既包括单个人又包括领导集体,该定义是简明、抽象的概括。狭义秘书的定义:秘书是一种职务名称,正在成为一种社会职业,指直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。本文排除了私人秘书。

  (二)秘书职业的特点

  我国秘书职业普遍存在以下几个特点:首先,女性居多。日常生活中,人们看到了秘书工作者均以女性为主,男性从业者并不多见。其次,年轻人居多。由于秘书工作上手较快,操作性强,而且难度系数相对其他职业来说较小,年轻人通常学得快,也为其从事秘书工作带来便利。再次,流动性大。通常许多女性从业者感到工作简单繁琐,而男性常感觉自我价值难在短时间内实现,因此,秘书跳槽现象时而发生。最后,工作可替代性强。由于简单的秘书工作不像IT行业,需要某项特殊的技能,因此,秘书入行工作适应快。

  四、性别差异在秘书工作中的表现

  自古以来,性别差异体现在生理、生活、工作各个方面。当代社会,男女平等的思想早已深入人心,同工同酬的职业观念与要求也越来越受到关注,但性别差异仍然会对秘书工作产生不同的影响。

  (一)思维方式差异

  男性与女性在思考问题的方式上存在差异。女性通常较为感性,对事物的理解力不如男性深入和全面,男性通常较为理性,有较强的逻辑推理和演绎归纳能力,对事物的理解力也更深入更直观。处理危机时,男秘书头脑更冷静更富条理性,更加镇定,判断和抉择时也更干净利落和果断。女性一般更关注细节,容易因小失大,把握不住整体框架。而男性则善于独立思考,注重从全局把握问题方向,一般来说,女秘书多严谨细致,男秘书对细节的关注度不够,易出现疏漏。

  (二)心理形式差异

  心理形式差异的出现往往由于两性性格的差异。男秘书自信心更强。女秘书对领导下达的任务常较忧虑,往往低估自己的能力,相比之下,男秘书显得更加自信,并努力达到最好。秘书工作本身要求细致周到的考虑事情,女秘书能一方面关注事情的进展,另一方面关注领导的情绪与态度的变化,及时提供领导决策等行动的需要。对权利的需求差异。一般秘书的升迁机会较多,因此,有时有些男秘书为了获取更多权力会不择手段,而女秘书一般对权利需求和利益的渴望度较弱,她们的存在更有利于组织的稳定和团结。

  (三)行为模式差异

  思维的差异通常导致行为的差异,女性不像男性拥有较大的权利欲,绝大多数女性更愿意且更适合从事一些较为简单的轻松的工作。

  而男性更愿意从事复杂多变的、富于挑战性的工作。男秘书在对外沟通与联络、事务调查安排等方面更有兴趣且做的更好。管好自己的嘴是做好秘书工作的必要条件,许多女秘书常常闲言碎语,有时给组织带来不好的影响,男性通常语言较少,秘书工作要求说话须保持谨慎,在这方面,男性通常比女性做的好。

  五、充分利用性别差异做好秘书工作

  不论是男性还是女性,在各行各业的工作过程中都存在各种差异,在工作上充分利用性别差异,不仅可以提高工作效率,还可以利用不同的思考方式和想法给工作的完成带来意外收获。

  (一)女性秘书如何利用性别差异做好秘书工作

  第一,语言优势。女性天生温和柔软,能够体谅别人的困境,能在与他人的协作中展示较强的交流与沟通能力,建立良好的人际关系。女性相对而言做事较感性,更具亲和力,有利于说服其他员工,对直接领导,准确明了地听取汇报对工作开展有积极影响。

  第二,性格优势。女性擅长形象思维,女性在思考问题时细致、周全的特点能够将需要面面俱到的秘书工作做得更好。此外,女性与人交流更为细心,处理问题方式较委婉,便于他人接受,有时女性敏捷的直觉能帮助领导迅速制定出工作方案。

  第三,管理优势。管理就是管人,需要对人的关注,女性的天性使她更能从员工的角度考虑问题,给予人性化关注,营造和谐、轻松、团结的组织氛围。另外,女性相对细致的特性使其更注重开源节支,控制成本,在管理中为领导决策规避风险。女性秘书在工作中应充分发挥自己的优势。首先要增强自信心,在完成下达的任务时沉着应对。其次,要去媚去骄,认真定位。另外,还要自强不息,要不断地充电学习,提高自身素质,为组织创造价值的同时提升自己。

  (二)男性秘书如何利用性别差异做好秘书工作
  
  第一,作风优势。俗话说:有女人的地方话多。办公室里的女人们总能在找到清闲时刻,家长里短,各种八卦。而大部分男性通常不会有这种闲言碎语,总会冷静、独立地思考一些问题。

  第二,思维优势。男性更倾向于理性的思考和解决问题,在逻辑方面一直占据优势。因此,给男性分派任务,通常较为放心,因为男性的头脑更冷静更富条理,做事果断,立竿见影,大大提高工作效率。

  第三,耐力优势。相对而言,男性遇到困难的心理调适较快,能迅速投入工作。男秘书的体质强于女性,在承担日常工作的同时,还要承担高强度的工作内容,如搬运、修理等。另外,传统的“男主外,女主内”的社会分工,使女性秘书将更多地精力放在家务上,男性秘书更有时间和精力投入到工作中。

  男性秘书的性格劣势可通过培训得到完善。男秘书要在利用自身优势的同时,正确认识自身的社会地位和个人权利,忠实执行上级的意图,传达上级的指示,严谨的完成自己的工作,才能在竞争中独占鳌头。

  六、总结:对做好秘书工作的几点看法

  秘书在工作中存在性别差异,要求我们应当在充分了解各自性别优劣势的基础上,不断扬长避短,减小差异带来的不良影响,提高工作效率。针对秘书工作者,在日常的工作中可注意以下几点:

  第一,摆正心态,强化能力。秘书的职位特殊,其与领导接触便利、频繁,他不是企业的管理层,却能直接和领导人沟通,因此,要发挥保持上层与下层沟通顺畅的桥梁作用,做到政策的及时上传下达,不能给人一人之下、万人之上的错觉。秘书要淡化自己的性别,减少性别差异带来的影响,谨记秘书的天职,在工作中过程中不断锻炼自己的能力,充分发挥自己的价值。

  第二,外树形象,内练素质。秘书着装应当保持整洁、干净、清爽,行为举止端庄,落落大方。工作中更应该乐观开朗、严于律己、宽以待人。秘书起上下达情,左右疏通的作用,在这沟通过程中需要有艺术性,下达时,站在领导的角度,把上情讲清楚,上报时,站在下级的角度,将下情讲明白,这需要在工作中不断的学习和积累,掌握相关的技巧。

  第三,把握原则,廉洁自律。秘书工作的特殊性使秘书能比别人获取更多更快的部门信息,甚至领导的私人信息,如何做到信息保密,既是对秘书从业者的基本要求,也是对自身权益的保护,三缄其口方能明哲保身。此外,秘书在工作中必须恪守职业道德,清清白白做人,干干净净做事,树立良好的职业形象,才能为事业的成功打好根基。

  参考文献:

  [1]许宪国,黄三平.性别差异与秘书工作[J].高等函授学报(哲学社会科学版),2013,2.
  [2]张晓兰.论性格与秘书职业的关系[J].剑南文学(经典教苑),2011,2.
  [3]黄昕.秘书沟通策略分析[J].秘书之友,2014,1.

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