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工务段应收账款管理存在的问题和对策

时间:2021-10-28作者:周慧宇
本文导读:这是一篇关于工务段应收账款管理存在的问题和对策的文章,应收账款管理是企业经营管理的一个重要组成部分,它不仅仅是财务部门的职责,更需要业务、法务、合同管理部门共同发挥作用,实行过程控制、全面控制是应收账款管理的原则。

  摘    要: 工务段在开展其他业务过程中,不可避免地发生应收款项,如何提高应收款项回款力度是应收账款管理的目标。铁路建设投资大、建设周期长,建设单位、投资单位、配合单位存在三角关系,导致应收账款年限较长,清欠工作举步维艰。在现代经营管理中,是全面杜绝赊销、采取现销的方式还是为了增加其他业务收入必须赊销之间的抉择,通过权衡赊销规模带来的经济效益与经济成本之间的关系,合理控制企业赊销额度。另一方面,应收账款如何从现阶段的事后催收为主转变为全员参与的事前资质审查、事中走访控制、事后信用评价的全过程控制,也是工务段有待解决的经营管理问题。

  关键词 :   工务段,应收账款管理

  工务段应收账款管理是指在其他业务开展的过程中,未预先收取工程款项或未按进度收取工程款,提前进行工程施工,从形成债权开始,到应收款项实际收回或作为坏账处理结束,工务段应采用科学的方法和合法的手段,对应收账款全过程管理,从而足额、及时收回款项,避免和降低资金风险和压力。

  一、工务段应收账款管理的现状

  (一)应收账款业务管理理念较为落后

  1.应收账款管理仅停留在事后催收阶段

  工务段应收账款管理仅停留在应收账款做账、催收、计提坏账准备、收款或损失处理的管理初级阶段。每当资产负债表日或集团公司通报风险债权回收考核结果时,财务部门就打电话给业务部门要求催款,平时未及时有专人、专班、系统地对债权进行事前、事中、事后管理。

  2.业财融合不紧密

  业务部门把合同交给财务,未说明工程是否完工、什么时候完工、每月如何进行验工计价,合同订立后什么时候支付预付款、工程进度款等。财务也不主动询问合同签订情况、工程完工情况,甚至不知道有这项工程已谈好协议,双方仅在开发票、催款时才有交集,未形成合力。

  3.应收账款的确认资料不齐全

  由于历史原因,工务段部分债权仅由事故认定书确认的债权,未取得对方的签认,是应收债权还是会计差错还需商榷。部分新增的债权也未取得签认,增加了催款的难度,极易形成新的风险债权。

  4.未按合同履行资金支付条款

  工程项目开工前不能取得预付款、完成后不能及时取得工程款,有时工程单位以未取得发票、工程完工统一签债权签认单等种种理由拖延确认债权签认书,就需要我们在工程后期花费大量的人力、物力进行长期的催收,甚至还要聘请律师进行法律诉讼,并且超过一年未收回的债权,集团公司将作为新的风险债权进行考核。
 

工务段应收账款管理存在的问题和对策
 

  (二)应收账款各项分析指标不佳

  1.从应收账款占流动资产比例分析

  应收账款占流动资产的比例是衡量工务段资金占用的重要指标,应收账款占比越大,工务段的资金占用率越高,导致资金周转率降低。以某工务段2016至2020年为例(见附表1),随着铁路建设不断开展,工务段承揽其他业务工程的增加,应收账款占流动资产的比例逐步加大,这必然导致工务段资金周转困难,限制企业的发展。

  2.从应收账款周转率分析

  应收账款周转率是工务段在一定时期内其他业务收入与应收路外债权平均余额之比,它是衡量企业应收账款周转速度快慢指标,就是一定期间内工务段应收账款转为现金的平均次数。每年集团公司下达的其他业务预算指标是根据上年实际完成情况进行下年度预算下达,随着铁路的规模迅速发展,其他业务指标也在不断增长,从附表2可以看出工务段为了完成其他业务收入,只能放宽应收账款收款条件,从而导致其他业务收入越做越大,而应收账款周转率越来越慢。

  3.从应收账款增长速度分析

  从附表2可以看出路外应收账款在迅速增长,仅仅只是形成了利润,并没有转换成可支配的现金,资金长期掌握在工程单位手中或在委托建设单位手中,导致工务段货币资金紧张。集团公司按月支付工务段运营资金,仅能应付日常经费开支,如差旅费、短途运输费、线路临小维修成本等零星开支,无法支付额外的工程款。其他业务完成的作用是从外部获取资金、利润来弥补主营业务成本、资金的不足,如果不能及时取得应收款项,将会造成资金链断裂,开展其他业务创效的初衷不能实现,反而增加主业负担。

  二、工务段应收账款管理存在的问题

  (一)对应收账款重视程度不高

  一是在集团公司考核铁路运输站段指标中,其他业务利润是刚性指标,考核的是全段人员的工资。而风险债权回收考核的仅仅是经办人员及相关部门负责人等少数人员。二是应收账款经办人员的变动,后续工作人员调整后对前期项目情况掌握不足,“新官不理旧账”的思想导致应收账款清欠工作难度增加。工务段在经营中遇到资金短缺的问题时,更多是向集团公司申请增拨经费,而不是加大债权的清收力度,这样肯定会造成工务段应收账款不能及时收回,日常资金压力大,拖欠其他单位货款、工程款,工务段自身信誉下降。

  (二)应收账款与赊销规模的控制不到位

  工务段开展应收账款管理重要环节是寻找应收账款最佳赊销额度,通过权衡赊销模式带来的经济效益与资金成本间的关系,合理控制工务段赊销额度,应收账款与其他业务收入具有倒U形关系,当赊销模式带来的边际效益大于边际成本时,采用宽松的赊销模式,增加赊销规模会促使工务段效益提升。反之则增加赊销会导致工务段效益下降,因而工务段需要合理控制赊销额度,从而找到最佳控制点。但工务段从未对应收账款规模大小进行调研,也没有具体的措施和有效的办法进行比例分析,对于应收账款规模的风险采取的是承受的态度。

  (三)应收账款内控制度落实流于形式

  一是铁路企业大多注重安全实绩,对经营进行精细化管理是近两年才开始的,这就造成了前几年的应收账款已积压待收的事实。二是应收账款内控制度要求我们将资金的风险控制前置,在招商、签订合同前进行防控,但由于内控制度落实不到位,或业务人员仅想着如何完成收入任务有制度不循。三是应收账款职责划分不清,业务部门认为收入完成了,剩下的事应交给财务,财务部门认为虽然应收账款反映在财务报表中,但其实只是做了一笔分录,其他都是业务部门的事,导致内控制度落实流于形式。

  三、改善应收账款管理的对策

  应收账款管理要改变新观念,一是加强过程控制,应像成本管理一样,进行事前资质审查、事中进度签认、事后信用评价等过程控制。二是全员参与,应收账款管理应组成财务部门牵头,业务部门为主,合同、法律人员参与的管理小组,及时沟通、协调、处理各项事务。

  (一)客户信用管理

  1.重视客户的信用调查

  在合作关系即将确立之前,可以以直接或间接的多种方式调查工程单位的信用状况,如以前的工程付款是否按合同履行,之前的工程款是否已全部支付,到集团建设指挥部了解工程单位的现金流情况,一些信用状况良好的工程单位是我们理想的合作伙伴,一些信用状态较差的工程单位,我们就要提前收到款项后再进行工程施工。工务段客户面比较狭窄,基本以在铁路新线开通时工程单位的工程配合业务为主,可以较容易了解对方的信用状态,掌握对方的财务现金流情况。

  2.合同约定还款周期

  签订工程合同是对工程款结算的周期、支付方式等做详细的约定,若约定不清,势必会为今后合作过程中的账款管理带来障碍。

  3.随时监控工程单位经营状况

  要根据工程局的日常变化随时监控其经营状况,如工程单位是否已搬离、财务是否交接、绝大部分工作量是否完成,如果种种迹象表明项目部已仅剩留守人员,就要慎重与其发生经济关系,或需先付款再进行工程施工。

  (二)债权基础资料管理

  债权基础资料包括合同、发票存根、发票签收单、验工计价表、决算资料、签认记录等。每项工程在开始时就要进行一案一策管理,把资料及时归档,尤其是在月末、季末及时与工程单位保持联系,一是了解工程实施进度,及时按进度关账,开具进度发票,催收进度款项。二是了解工程单位的财务状况、生产情况,增进互信。

  (三)及时沟通信息,促进业财融合

  现在总说是信息时代,但人的交流是不可能被机器、电脑所代替。每月业务、财务、合同、法务应定期召开债权清理进度协调会,业务部门通报债务人经营情况、资金情况、工程完工情况,是否还有其他工程洽谈意向。财务部门通报签认完成情况、债权余额、预计被集团公司考核工资情况。会议将各部门的建议,形成每一笔债权清收措施,建立工程单位信用档案,归置到债权一案一策档案中,并严格按措施执行。

  (四)采取多种措施,制定个性化债权催收措施

  人的个性多样化,企业的文化也具有多样化,经营方式不同造成企业个性呈现多样化,对同一工程单位在不同的经营阶段采取的催款措施也不尽相同,制定个性化的催款措施也是必要的。

  1.确认债权

  与任何一个企业发生经济往来,形成债权,取得对方的债权签认是催收债权的必要措施。债权签认单主要的作用是确认双方的债权债务关系,符合民事法律行为,具有证据上的法律效力,能够更加有效的约束债权人和债务人行为规范,能够更好的督促债权人和债务人更加有效地行使民事权利。每季度按时与工程单位进行债权签认,一是提醒对方及时付款,二是在法律上行使追索权的有效手段。

  2.必要的妥协让步

  在不违反集团、工务段债权管理、财务控制的情况下,对信誉较好,初次违反合同约定的工程单位适当让步,例如将一次性付款变成分期付款,或者接受对方的银行承兑汇票,给对方一定时间筹集资金,既提高资金回收的可能性,又保持双方友好合作的态势,提高其他业务收入创造的机会。

  3.寻求第三方的协助

  工务段绝大多数工程都是协助工程单位完成国家铁路建设项目,建设方基本都是铁路内部单位,一是在签订合同时把投资方纳入合同第三方,确保工程完工后款项能及时回收。二是在工程验工时要求工程单位签订委托代付款协议,要求将工程款项由投资方代付给工务段。

  4.保持用法律手段收回款项的权利

  对待长期以各种借口拖欠工程款的工程单位,我们要采取电话、函告、律师信、上门催收等各种措施,针对每一笔拖欠款成立专人、专班脱产催收。对于企业来讲,和气生财是重要的,但在必要的情况下,法律诉讼也不失为减少工务段损失的一种有效的办法。在这种情况下,一案一策里的资料将发挥有效的作用。工务段对拒不履行义务的债务人,可以直接向所在地铁路运输法院申请发布支付令,要求债务人履行支付义务,申请支付令无须经过法院审理程序,有快速便捷特点。更可以采用直接诉讼的方式对恶意拖欠款项的工程单位进行催收。

  5.合理确定坏账计提比例

  工务段坏账计提比例是按账龄法计提的,但此项方法没有考虑企业信用状况和偿还能力等因素,只考虑了账款拖欠时间,存在一定的片面性。另一方面,由于期末应收款项并不都是当期赊销产生的,可能含以前年度赊销款项,不能完全与本期销售收入配合,运用账龄分析法会使成本有所提高。

  建议采用个别认定法,真正做到遵守收入与费用严格配比,如实反映财务信息。个别认定法将欠款工程单位的偿还能力和信用程度考虑进去,从而做到具体问题具体分析,使得每笔债权因偿还能力和信用程度不同而有不同的坏账计提比率,这样做有利于避免“多提”或“少提”的情况,有利于变消极催账为积极要账,变被动管理为主动管理,有利于在弄清各个工程单位的偿还能力和信用能力情况下催款,而不影响其他业务收入创效,尽可能形成双赢局面。

  (五)工程单位信用评价

  工务段应制定相应的指标来评价工程单位的信用等级。优秀的营销人员优秀之处在于“销售是围绕回款转”,经常困扰业务员的一件事是不得不花大量的时间去收款,并且他们最终发现收款是比销售更难的一件事。工务段应借鉴销售方面的经验,引入信用评价指标来评价工程单位,如回款率、支付能力等。可以设定回款率指标最高的是A级达到100%,如果低于100%则信用等级降低,每少5%降一档,降到C级和D级就要谨慎合作并加快应收账款的催款力度。支付能力方面,有些工程单位尽快回款次数较多,但相对于欠款金额来讲,支付能力有限;又或者欠别的铁路单位款项较大,这样的工程单位也认定为C级。信用评价的结果也形成一案一策的资料,具体运用到应收账款管理的过程中。

  四、结语

  应收账款管理是企业经营管理的一个重要组成部分,它不仅仅是财务部门的职责,更需要业务、法务、合同管理部门共同发挥作用,实行过程控制、全面控制是应收账款管理的原则。

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