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医院财务核算工作中采用电子发票的问题与策略

时间:2020-11-17 11:13作者:王萌
本文导读:这是一篇关于医院财务核算工作中采用电子发票的问题与策略的文章,随着科学技术的快速发展,医院财务核算工作也更为精细,在应用电子发票的过程中出现些许问题,财务核算人员应不断优化内部管理系统,改善电子发票的运用方式,运用更为科学的方法让其与财务核算相结合,从而逐步完善医院财

  摘    要: 本文详细介绍了电子发票对医院财务工作的影响,并针对医院财务核算工作给出当前电子发票的使用问题,为使核算工作更为精细化,财务人员可将电子发票运用到财务管理系统、电子档案与大数据分析中,从而确保医院经营管理的现代化与信息化。

  关键词: 电子发票; 医院财务; 精细化核算;

  引言

  随着互联网时代的快速发展,发票形式也有了较大改变,“互联网+”式的电子发票符合时代潮流,更像是一个商业活动中的收付款凭证,在医院实际的经营管理中,由于其经济业务类型较多,运用电子发票不但能拓展多个活动领域,还能方便病人,改善服务质量,因而当前其广泛应用在医院活动中。

  一、电子发票对医院财务工作的影响

  电子发票在使用期间给医院财务工作带来诸多积极影响,首先,电子发票在应用的过程中借助网络技术,从开具到传输都极为方便,由于其内部的多项信息可储存在网络系统中,因而还带有便携性特征,在使用电子发票后,我国每年大约可节约2000亿张纸张,重量约1150万吨,不但保护了环境,也节约了多类资源。具体来说,运用电子发票可有效改善医院财务工作的效率。基于当前多数医院的信息化水平较高,采用电子发票后,其内部信息会自动储存在网络系统中,可根据需要进行分析、整合与汇总,避免了财务人员的二次参与,降低因人为要素而产生的误差,有效改善工作效率。其次,电子发票的使用还能优化交易程序。当发生商业交易后,电子发票可立即达成,借助短信、微信或邮箱购买方可迅速查看,防止遗失等不良现象的出现。比如,当病人在挂号区或交款处完成交款后,运用电子发票可使该程序更为优化,保障交付款或财务工作的流程。最后,若采用纸质发票,当购买方出现遗失后会浪费更多的时间寻找,也给生活带来诸多不便;而医院内部的财务工作也会因核算不明而影响其工作状态与效果,电子发票则可有效规避该问题,管理人员只需定期检查网络系统,并保证其正常运转,则电子发票中的各项数据都不会遗失,财务核算工作也会更加有序。

  二、采用电子发票给医院财务核算工作带来的问题

  由于医院的经营活动较多,采用电子发票可极大方便相关工作,但在应用过程中也会带来些许问题,对医院财务工作可能产生不利影响。

  其一,当前电子发票的普及率仍然不高。虽然医院的活动业务较多,但部分供应商,如技术服务、试剂耗材或设备等方面在其各自的领域有着对应资质,当其采用招标采购入围后,具有开设电子发票的相关权限,但部分企业只拥有纸质发票的权限。多数传统类型的财务报销其审核方式仍为纸质票据,此类票据即使转化为电子发票,还需在其打印后实行人工审核,进而完成结算报销工作,因此,相关部门应增加电子发票的普及率,要增加设备供应商拿到开具电子发票资质的数量,使此类形式应用地更为广泛。

  其二,部分电子发票还会发生重复报销的情况。相较于纸质发票,电子发票的获取较为简单,即下载与打印,在传统模式中财务人员审核票据较清晰,但当前电子发票存有重复性,则财务人员难以仔细甄别,且会耗费大量的时间与精力,也加大了票据重复的概率,由于电子发票带有重复打印特征,可能会产生恶意报销现象,也严重影响了医院财务工作的正常进展。
 

医院财务核算工作中采用电子发票的问题与策略
 

  其三,电子发票还存有安全问题。若购票人从正规渠道取得,该电子发票则为真实票据,原因在于其已由税务机关完成核验,但相较于纸质发票,电子发票中的数据信息更易篡改,在进行篡改后即使查验该发票其结果也无济于事,因而较难把控电子发票的安全性。此外,电子发票中的数据信息全都储存在网络系统中,医院虽能利用多种信息技术手段提升内部系统安全,但若发生意外状况或系统出现崩溃都可能出现信息遗失,给电子发票信息带来些许安全隐患。

  三、医院财务精细化核算中采用电子发票的实际应用

  (一)财务管理系统

  1.合理设立医院财务管理流程

  医院财务传统报账流程为当发生经济业务时,报账人会立即整理发票并粘贴,待传递到负责人手中后其负责审批签章,待完成此项工作后报账人会将其传递到财务部门继而开展审核工作,并绘制记账凭证,从而实行报账资金支付。基于当前传递发票的形式为手工,报账人会因为某一、两项的报销内容不符合规定或手续不全而进行多次传递,该方式不但额外占用了财务人员的时间,还极大损耗传递人员的精力,无谓地消耗人力资源,且严重减低财务部门的结算效率,阻碍医院财务核算工作的正常进行,因此,引入电子发票成为当前医院财务管理工作的必然选择。通过对电子发票的使用可有效改进传统报账流程,管理人员可将电子发票与财务管理体系有效连接,在电子发票中财务人员可直接看到其内部信息,如发票付款、金额与品名等,并自行组成记账凭证,不仅极大缩减了工作流程,还使该项财务工作变得更为有序、简洁[1]。

  2.电子发票的实际运用方式

  医院财务管理体系中运用电子发票,其实际使用方式可分为三种,第一,电子发票可连接税务系统,借助OCR识别技术能准确获取发票号码与发票代码,由国家税务总局的管理系统开展验证工作,其能生出正确的发票信息,财务人员可对两张发票进行详细比对,进而确认发票信息的真伪。第二,医院内部管理人员还能建立电子发票系统数据库,其内部包含着完整的发票信息,在进行票据报销时可开展票单的自检比对,从发票代码到发票号码,避免出现想避税而引发的恶意退票行为,在完成数据对比后重复报销问题也可有效消除。第三,医院内部还需设置网络结算报销体系,工作人员应借助二维码技术,将物联网内部的药品试剂耗材或设备设定相应数据信息,依照UDI识别技术财务人员可精准识别其设备对应的信息,在开展报销活动时从发票内部提取其全部资料,如设备名称、付款信息等,并产生记账凭证。采用电子发票能有效改进财务核算的各项工序,使该工作更为精细化,管理人员应借用多种信息技术,有效降低电子票据可能出现的问题。

  (二)电子档案

  1.电子发票的使用形式

  电子发票也能运用到医院的电子档案中,医院内部含有档案信息系统,在进行信息审核的过程中,电子发票将与入账凭证、报销凭证共同转化为信息资料并录入到信息管理体系内。医院在接收发票时,当前只有部分大型供应商具有电子发票的开具资质,小型业务企业大多以纸质发票居多,由于医院含有较多经营活动,电子发票与纸质发票的数量都较多,财务核算与管理人员应采用科学方法来提升电子发票的应用效率。

  一方面,在整合电子发票的过程中财务人员要精准读取其内部的关键信息,并将其转变成报销单据的信息,进一步简化报销填单流程,既增强了报销填单的准确性,又节省了员工时间,改善其工作效率。另一方面,在处理传统纸质发票时,工作人员可借助虚拟打印技术将纸质文件改变成影像,在进行提单审核时可直接运用影像形式,以信息存储的方式将其带入网络系统内,这样不仅可以增强电子档案的保存效率,也能有效改善纸质发票的保存效果。

  2.电子发票的运用范围

  由于电子档案系统带有开放权限,针对报销部门,为避免重复报销现象的出现,财务管理人员应及时看到报销状态的变化,因而要利用查验系统对电子发票的内部信息进行锁定与归集,只有掌握了报销动态后,才能有效遏制多种不良现象,电子发票的使用范围才会更加广泛。而对于供应商来说,借用电子档案系统中的数据信息能及时看到药品承兑进度与设备分期支付的实际状况,电子发票的运用效果可更加显着。在医院管理部门来看,基于电子档案内部的信息管理系统较为专业,数据信息则是有效提取后进行的汇总分类,电子发票中的各项数据指标更为清晰,既能提升财务核算效率,还能为此后的各项经济决策提供数据支撑,强化了电子发票的适用范围[2]。

  (三)大数据分析

  当前医院的财务管理工作正朝着精细化方向发展,并依照不同业务类型提取对应性数据,从而为医院管理人员提供更加合理、科学的决策。

  首先,随着大数据技术的广泛运用,财务人员需将该技术与电子发票巧妙结合,并用其开展财务分析、指标考核或数据信息的分类统计等,由于电子发票的运用背后隐藏着大数据,不但能展示出大数据的事实性,还能够精准地预测未来经济的发展方向与业务发展趋势。其次,基于医院较多的经营活动,其可采用物联网技术,电子发票还能与物联网技术结合,使管理人员科学掌控各类经营活动的具体流程,在管理此类发票的过程中看到所有的医疗物资产品的实际业务流程,如订单、发货、开票、应用与结算等,通过多环节管控,促进了财务核算的管理水平。最后,在提供优质的医疗服务方面,医院管理人员也可有效结合大数据技术与电子发票,当病患者入院或出院时,采用该项技术能让患病家属及时掌握患者的身体状态,了解当前治疗效果,同时,医护人员借助大数据内的信息也能得到最新情况,进而提供更加针对性的服务,进一步提升医院竞争力,促进其经济效益。

  结语

  综上所述,随着科学技术的快速发展,医院财务核算工作也更为精细,在应用电子发票的过程中出现些许问题,财务核算人员应不断优化内部管理系统,改善电子发票的运用方式,运用更为科学的方法让其与财务核算相结合,从而逐步完善医院财务工作,不断提升其服务质量与管理水平。

  参考文献

  [1]周纬.财务智能化时代公立医院财务管理模式研究[J].纳税,2019,13(12):86+89.
  [2]徐艳.浅析新医院会计制度对财务核算的影响[J].科技经济导刊,2017(34):204.

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