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我国高校资产管理工作的流程及其内部控制策略

时间:2020-10-10 09:24作者:韩亚飞 王生力
本文导读:这是一篇关于我国高校资产管理工作的流程及其内部控制策略的文章,高校资产管理内部控制主要是指高校内各类资产的所属部门在管理和利用资产中所建立的制度和流程,包括资产的采购、设备的验收、维护及维修、资产的清查和待报废资产的处置等。

  摘    要: 本文根据高校资产管理内部控制工作的基本要求,提出了资产管理的基本流程,通过流程分析,找出了资产管理过程中内控问题及风险发生的原因,并结合实践给出相应的内部控制措施。

  关键词: 资产管理; 内部控制; 管理分析;

  高校资产管理内部控制主要是指高校内各类资产的所属部门在管理和利用资产中所建立的制度和流程,包括资产的采购、设备的验收、维护及维修、资产的清查和待报废资产的处置等。通过内部控制可以实现资产审批制度、资产采购验收制度、资产日常维护制度、资产报废处置制度等相关内容的科学规范管理,杜绝管理风险发生。

  一、资产管理工作的基本程序

  第一,对全校资产建立总账、明细账和资产卡片。建卡单位原则上以学校确定的实验室、教研室、职能科室等基层机构为最小单位,明确全校资产入库的规定与程序。

  第二,能独立使用且使用年限在一年以上、使用过程中基本保持原有物质形态,单价在500元以上1000元以下的一般仪器设备及专用仪器设备,列入低值耐用设备管理范围;单价在1000元(含)以上的一般仪器设备及专用仪器设备列入固定资产管理范围,一律按规定入库,明确设备入库的管理范围。

  第三,管理部门协助使用部门对资产的使用情况进行全程监管,定期检修、维护和保养。在保修期内的仪器设备,由供应商或生产厂家按照采购合同相关条款进行维修或更换;出保仪器设备发生故障时,管理部门根据仪器设备的实际情况和使用单位的建议,提出维修意见及实际维修方案。

  第四,管理部门制定监管过程统计表,对进行检修、维护和保养的设备从维修时间、设备名称、归属单位、设备购置时间、原值、维修维护原因、维修费用等方面详细记录,形成对设备生命周期,即购置、使用、耗损和报废过程的具体数据。

  第五,维修项目完成后,管理部门根据合同对维修部分的技术指标和运行状况组织专家进行验收,作为财务报账凭证。
 

我国高校资产管理工作的流程及其内部控制策略
 

  第六,按照有关管理办法对大型仪器设备进行专人管理。

  第七,管理部门与财务处每年对账一次,保证账账相符。

  第八,使用单位每年年底,依据资产管理部门登记入账的当年新增仪器设备清单,认真核对本单位新增仪器设备的账、卡、物,对不符的项目进行修改,空白的项目填全,以保证账、卡、物相符。

  第九,依据国有资产内部控制制度的相关管理规定办理相关固定资产的调配、出租出借、投资及处置等业务,以及对教职工调出、离退休、离职等情况,对其保管、使用的设备办妥移交手续。

  第十,实物资产购置、调出、调入、报废、丢失、借用等各种凭证、票据,资产设备管理员要进行妥善保管,按年装订成册。

  二、资产管理工作流程

  具体流程如图1。

  图1 资产管理工作流程图

  图1 资产管理工作流程图

  三、资产管理业务内控问题及风险

  高校在实施资产管理业务的实践过程中,通过对设备维修、实物资产验收入库、资产处理等三方面的管理流程的把控,这其中存在的某些因素会导致管理过程存在风险,以下几个风险点值得注意。

  第一,对国有资产进行管理的机构过于分散,未明确资产(无形资产)的使用和保管责任单位,未明确归口管理部门,缺乏资产管理内部控制的中心点,会造成在资产管理层面上的职责不清,从而导致固定资产存在一定程度上的毁损、流失或被盗等风险。

  第二,未按国有资产内部控制制度的相关管理规定办理相关固定资产的调配、出租出借、投资、处置等业务,必然会造成固定资产配备的超标或不足,由此导致资产的浪费、流失或遭受价值损失等风险。

  第三,缺乏大型仪器设备的绩效考核管理的有效措施,造成大型仪器设备长期停用,也起不到应有效果,造成实验设备使用效率低下,导致资金投入严重浪费等问题。

  第四,设备维修管理不严格,造成维修资金使用和维修方案不符合实际等情况。

  第五,国有资产管理未达到制度标准和执行标准的统一,缺乏固定资产台账和定期盘点制度,可能会造成固定资产的流失,造成资产信息的失真及账实不符等风险。

  第六,忽视资产设备档案管理的重要性,造成资产设备相关文件保存不善、资料缺失等风险。

  四、规范资产管理内部控制的相关措施

  对资产内部实行线性管理,环环相扣,形成内部控制体系。结合学校实际情况从完善组织机构健全管理制度制定绩效评价指标体系建设数据监督追踪体系实行信息化动态管理等方面加强对资产内部控制的管理。

  第一,完善组织机构的设置。成立国有资产管理委员会,明确国有资产使用部门、归口管理部门的岗位职责,各司其职,通过有效沟通为完成固定资产的统一管理和资源共享提供保障。

  第二,健全管理制度的建设。建立一中心、多分级负责的管理制度,对固定资产实行归口分类管理制度,明确资产的调配、出租出借、投资、处置等程序、审批权限和责任,责任要细化到人,落实人的责任,尤其对于固定资产中贵重、危险或具有保密性质的特殊资产,更应依据严格的接触条件和审批程序,由专人进行管理。

  明确固定资产审批管理制定,严格设备维修的审批管理,严控设备报废程序。

  明确固定资产表单和票据管理制度,要求管理人员按规定填制、审核和归档,建立资产台账,并对资产的验收、登记、保管、使用、监管等情况为基本要素建立月度、季度、年度统计报表与财务部门、使用部门进行数据核对,在确保账实相符的同时对资产进行有效分析,最大限度地优化资产配置。

  第三,制定绩效评价指标体系。按照有关管理办法结合定性定量、自评他评、绩效评分等方式定期对大型仪器设备进行绩效考核。

  第四,建设数据监督与跟踪体系。通过组织定期检查和不定期抽查等方式对固定资产使用、维护、共享等情况进行检查与追踪,形成分析比对数据,有利于及时发现存在的风险问题并进行落实整改,通过这种监督机制的建立能有效提高资产管理水平。

  第五,实行信息化动态管理。利用信息一体化平台记录固定资产管理中相关数据,建立资产信息动态管理系统,通过对管理数据进行统计、报告和分析,更好地实现了资产资源的共享与应用。

  参考文献

  [1].滕雪松.高校固定资产内部控制优化探讨.管理观察,2019(36).
  [2] .丁静.高校固定资产内部控制优化研究.经济师,2019(7).
  [3] .宋金杰,等.基于内部控制的高校固定资产流失风险防范研究.商业经济,2019(9).

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