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民营加油站资金管理存在的风险与控制措施

时间:2020-09-02 09:09作者:陈鸿鲲
本文导读:这是一篇关于民营加油站资金管理存在的风险与控制措施的文章,由于民营加油站自身原因:资金量少,信息化程度低,用工不严,运营激进,不可避免产生资金安全性的风险,因此必须将此风险列作加油站经营运作的重大风险之一。

  摘    要: 充裕的资金是企业健康稳定发展的基石,对于民营加油站油品经营企业而言,由于融资能力弱,资金的安全性则是管理的重中之重。民营企业相对于国有企业而言,内部管理较为薄弱,容易产生资金管理漏洞,加大资金灭失的风险。本文主要针对民营加油站在油品销售过程中产生的资金风险并提出相应的应对策略,以促进民营加油站的健康发展。

  关键词: 加油站; 资金风险; 策略;

  随着中国经济高速发展,国家对油品经营的放开,民营加油站也深度参与其中。但是由于民营加油站自身原因:资金量少,信息化程度低,用工不严,运营激进,不可避免产生资金安全性的风险,因此必须将此风险列作加油站经营运作的重大风险之一。确定风险管理目标有利于加油站落实风险管理责任。加强对重点风险影响因素的识别和评估,梳理出对应的管理措施,是促进民营加油站健康稳定发展必要手段。

  一、民营加油站资金风险管理的原则

  (一)融合性原则

  资金风险管理应与油站经营管理和业务流程相结合,将风险控制点融入业务流程中,强调事前预防,事中监控,事后总结并修正。

  (二)全面性原则

  资金风险管理应覆盖整个业务流程、操作环境和管理层级与环节,与资金运作有关的方方面面,包括人、事、物全覆盖。强调全员参与,各司其职,树立资金风险防控意识。

  (三)重要性原则

  应对影响资金风险因素进行细分和分析,及时识别和应对需要重视的因素,并针对性地采取恰当的措施去降低或规避所带来的负面影响。

  (四)平衡性原则

  权衡风险与回报、成本与收益之间的关系。资金风险管理内部控制手段多样,加大控制的力度,可能会导致经营效率降低,内部运行成本增加,管理者需要以最少的风控成本替代风险发生所带来的经济损失。
 

民营加油站资金管理存在的风险与控制措施
 

  二、民营加油站资金管理的现状及风险

  对油站资金风险的全面分析,是内部控制管理工作开展的前提。通过分析资金运作链条,结合运营模式,有利于发现资金运营各环节中容易出现的控制漏洞,运用内部控制手段堵塞漏洞,降低风险,实现资金的安全管控。与其他行业相比,加油站行业面临更为复杂的内外部环境:大量的现金交易及大量的库存现金;油站网点数量众多、分散且地理位置各异;油站工作人员流动性大,综合素质不高;油站信息化程度低,油品进销存数据反馈不及时、资金流难以与销售数据及时匹配;市场竞争激烈,不恰当地运用赊销政策等,上述种种因素将不可避免产生如下各种风险。

  (一)现金停留期间被盗抢的风险。

  加油站目前现金结算比重依然很大,在一些偏远且网络不发达地区,绝大部分交易以现金形式进行,个别油站现金营业款占日营业额比例高达70%,如此巨量的库存现金即使放置保险柜中,若不能做到每天及时上交银行,将会加大被盗抢后的损失,降低库存现金是资金管理的首要任务。

  (二)油站信息化程度不高,数据容易出错风险

  民营油站多个系统独立运作,如油品(POS)销售系统,便利店商品销售系统,发票系统,IC油卡充值结算系统和银行刷卡交易系统。系统间缺少关联,信息不共享,无法实现物流、资金流、信息流一体化的闭环运行,一笔业务分别在割裂的多个系统中操作,不仅导致操作效率低下,数据核对不准确,而且容易产生各种误操作乃至舞弊情况的出现。

  (三)现金折扣风险

  现金加油和油卡加油相比会存在一定现金折扣优惠,因此油站员工会冒充客户办理多种油卡,在处理现金客户加油时收取客户现金,同时用油卡为客户加油,赚取价差,为自己谋取不当收益从而损害企业利益。

  (四)人员招聘,选拔不严导致

  员工不具备应有的职业道德,容易滋生弄虚作假,监守自盗行为,乃至于外部人员勾结,曝露油站资金情况,加大资金被盗抢的风险。

  (五)应收账款坏账风险

  赊销是一把双刃剑,为占领市场,发展赊销客户会加大坏账损失的风险。做大做强,走规模扩张之路是企业发展壮大战略之一,但是在未对客户进行信用评估前提下而随意新增赊销客户或擅自扩大赊销额度,都会不可避免地带来坏账损失。

  三、加油站资金风险管理的策略

  (一)降低库存现金被盗抢的风险,可根据客观情况作出相应的控制。针对油站分布距离银行远的现实情况,现金送银行不安全,需要与开户银行协商或聘请有资质的押钞公司提供上门收款服务,从而确保营业款安全、及时送缴银行,进而降低现金留存油站的金额,将被盗抢的损失降至最少;建立库存现金限额制度,明确超限额送缴银行的操作。对于现金交易量大或库存超限额的油站必须每天都安排银行收款,现金交易量少的油站可以降低缴存银行的频率。

  (二)加大操作软件的研发投入,实现油站和管理部门间的信息共享,数据及时传递。对于加油站现场而言,实现各系统间信息的互联互通,实现销售、收款和开发票系统间无缝连接,闭环运作;提高工作效率,减少人工记账,避免或减少人为操作失误。提高物流、资金流、信息流一致性和准确性。对于上级管理部门而言,应该引入OA系统,将加油站现场各操作系统接入OA系统,实现各项信息实时共享、监控,随时掌握加油站资金、销售、各项库存情况,同时将部分开户、开卡、办券和采购的审批权限放置上级管理部门,加大跨部门内部牵制力度。

  (三)严把油品优惠卡开卡操作,设置分级授权。将开卡在审批权限放置管理部门,油站现场只是执行客户的开卡申请并提交开卡资料送审的操作,确保优惠卡开立的真实性,杜绝站内员工自行开卡的行为,降低员工套取现金折扣的机会。

  (四)严把油品赊销卡开卡操作。赊销客户资质审核不严,信用额度设置不合理,都会导致坏账发生,可以考虑通过以下方式实现控制:

  1.事前审核:根据公司订立的开户政策,对于新开客户需要做好开户前的信用调查工作,包括但不限于让客户提供担保、近三年经审计的财务报表,关注客户资产质量、对外欠款情况、注册资本实缴情、客户盈利能力和短期偿债能力,从而给出合理的赊销额度和账期。

  2.事中监控:要通过销售日报表密切关注客户的赊销是否超信用额度,是否有超期欠款,一经发现超标情况立刻暂停该客户赊销业务,待客户回款后才恢复客户的业务。

  3.事后追责:对于超信用政策的客户,必须停止与客户正常的业务往来,敦促客户回款,必要时通过法律途径追讨欠款。

  4.每年年度结束后需要对已授信的客户财务状况和付款及时性进行重新评估,及时调整客户的下一年度的信用政策。

  (五)大力推广非现金结算支付方式。除银行卡支付方式外,在网络通畅的站点增加微信、支付宝等网络支付方式,另外也可以推广预付IC油卡的业务等交易方式,降低现金交易量。另外对于连锁型的加油站,需要及时加强区域间客户加油信息的归集及共享,避免赊销或预付IC油卡的客户利用油站间信息归集数据不及时,变相加大赊销额或恶意透支。

  (六)严把用人关。招聘时要切实做好背景调查工作,加强员工素质和职业道德教育,良好的员工素质和职业道德观念能确保油站员工按照规章制度切实执行,从而减少员工舞弊可能。重要岗位人员的任用如站长和收银员,还需要不断加强法纪和风险教育,让其意识到资金安全的重要性,此类重要岗位还需要进行定期轮换制度。落实岗位责任制,严厉追究油站员工“监守自盗”的法律责任。

  (七)加强财务部门对营业资金监督。财务部门对油站营业资金监督主要体现在两个方面:其一,通过销售系统,确认油站上报销售收入和系统销售收入一致;其二,通过油站每天上报的销售日报表和资金结算日报表,确保销售收入等于资金结算收入,上述两份表格存在如下勾稽关系:销售收入=资金结算收入=“银行POS刷卡款\微信或支付宝支付款”+“IC油卡预存款”+“赊销款”+“现金营业款”,该现金营业款应该等于送缴银行款。负责审核报表的财务职员应该熟悉表内数据的勾稽关系,对异常数据具有职业的敏感性。重点关注销售收入和资金结算收入是否一致,现金长短款是否在公司规定的范围内,缴存银行的现金回单是否及时收到等。

  (八)建立严格在油品和商品管理制度,落实责任和赔偿制度。通过交接班库存管理制度,明确各班库存异常损耗情况,及时发现问题,避免通过异常的损耗掩盖管理的漏洞或人为的操作,降低物资资金被侵占的风险。

  (九)完善加油站资金管理制度及流程。明确加油工只负责加油操作,所有收款业务由收银员负责处理,站长统筹管理并负责监督工作的落实;执行限额投币制度,百元现钞随时投入保险柜,收银柜现钞不超2000元;做好班结、日结资金交收登记工作,及时核对班结收入和资金收入差异,查找差异成因,及时发现问题,明确责任归属;及时整理好应上缴银行现金等资料并存放于保险柜中,以备银行或押钞公司上门收款所需;保险柜钥匙和密码需要由当班的收银员和站长分别保管等。

  (十)加强安保配套设施。在油站出入口、保险柜上方等关键位置加装监控摄像头;与当地主管派出所加强联系,安装报警器和直联派出所的报警系统,起到阻吓歹徒的作用;给加油站购买现金险,降低资金被盗抢后带来的经济损失,转移风险。

  (十一)强化油站内部控制,合理设置岗位,做到不相容岗位分离。

  1.加油和收款岗位分离。

  2.卡券和赊销业务申请和审批岗位相分离,油站现场只负责受理客户相关业务申请,上级主管部门负责资料复核和业务审批开通,日常监控和预警工作在上级主管部门。

  3.各职能部门各施其职,加强加油站现场监督工作。上级主管部门负责日常监控和巡检工作;财务部门日常主要对油站的资金是否按规定及时缴存银行,应缴额和实缴额是否一致进行监督。财务部门还需定期对油站进行实地资金盘点,盘点时需暂停站面所有业务运作,盘点内容包括库存现金,油品和小商品,将实盘数和系统中对应的销售收入和油品、小商品库存数核对,确保现金长短款和油品库存差异在规定合理的范围内,对不合理的差异需要立刻上报管理层,并需要现场站长查找原因作出合理解释。另外,也需要核对小商品的库存账面数和实际数的差异,防止已实现但是没入账的销售,形成账外资金。

  四、结语

  总之,加油站经营企业需要根据自身经营特点,结合内外部环境,制定一整套完整的资金管控制度,将资金管控制度融入油站日常管理和运作当中,全员参与,落实岗位责任制,树立资金管控意识,以促进企业健康稳定发展。

  参考文献

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  [2]王金凤等.石油销售企业资金风险管理策略探析[J].财务与会计,2011(07):16-18.
  [3]袁照兵.浅析加油站资金管理风险与防控[J].中国总会计师,2015(11):59-60.

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