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档案信息化人才缺乏的原因与应对策略

时间:2020-11-04 11:14作者:孙浩
本文导读:这是一篇关于档案信息化人才缺乏的原因与应对策略的文章,当前,网络技术、科学技术迅猛发展,社会全面进入信息化时代,在这种信息发达、大数据环境下,信息的传输、共享越来越便利、速度越来越快,档案工作也不可避免的受其影响,档案管理工作也进入了快速发展阶段。

  摘    要: 随着社会的发展,信息化技术越来越多的应用于各个行业,成为一种主流趋势。档案管理工作也不例外,也正在逐步实现信息化管理。但是在档案信息化管理进程中却受种种因素的限制,其中档案信息化人才的短缺尤为明显,可以说市县国家综合档案馆和各级机关企事业单位的档案室都面临着档案信息化“人才荒”的问题。本文重点从档案信息化人才短缺带来的影响入手,详细分析人才短缺问题产生的原因,并有针对性的提出解决措施,为破解档案信息化人才短缺问题提供参考。

  关键词: 档案; 信息化; 人才短缺;

  随着全社会档案意识的提高,档案的重要性越来越被社会各界所认可,档案也日益成为国家基础性战略资源,随着国家大数据发展战略和“互联网+”行动的深入推进,对档案工作的发展带来了深刻的影响,档案工作领域更加广泛、内容更加丰富,地位和作用也越来越重要。但是,在信息化加速发展的新时期,档案工作的发展却面临着越来越多的挑战,如何破解档案信息化人才短缺问题,造就适应现代化管理的复合型档案才队伍,就是档案工作面临的主要挑战之一。

  对于社保部门来说,社保档案管理工作是社会保障工作的重要内容,做好社保档案的管理工作也有着十分重要的意义,然而在社保档案管理方面,档案人才配备却相对不足,特别是县区级的社保部门,档案管理人员配备存在人员数量不足、学历低、年龄大、信息化水平差等问题,其中信息化能力的短板造成的“人才荒”影响力格外大,这就给社保档案的科学化、数字化管理带来较大程度的影响。

  一、新时期档案工作的特点和面临的环境

  当前,网络技术、科学技术迅猛发展,社会全面进入信息化时代,在这种信息发达、大数据环境下,信息的传输、共享越来越便利、速度越来越快,档案工作也不可避免的受其影响,档案管理工作也进入了快速发展阶段。

  随着信息化技术在档案管理工作中的应用,对档案管理人员提出了更高的要求,档案管理人才队伍面临全新的挑战,档案管理工作不再是传统的收集、整理、保管和查阅利用,而是一种全新的信息化管理模式,这种模式对于档案工作来说是把双刃剑,一方面,档案信息化管理提高了档案管理工作的效率,减轻了档案管理工作人员的劳动量,减小了对纸质档案资源的损坏,提高了档案利用服务的效率;另一方面,档案信息化管理是以利用信息化技术为基础的,这就要求档案管理人员不仅仅要具备传统的档案管理知识和能力,而且还要有较高的计算机应用技术,能熟练操作档案信息化管理设备和管理平台。然而,综观县区级的社保部门,大部分档案室的管理人员不能满足档案信息化管理的需要,这就给社保档案的信息化管理提出了新的挑战,从事社保档案管理的管理人员既要具备专业的档案管理知识,也要熟练掌握各种信息技术。
 

档案信息化人才缺乏的原因与应对策略
 

  二、加强档案信息化人才队伍建设的意义

  适应时代发展,掌握档案信息化管理,最需要的就是档案信息化人才,加强档案信息化人才队伍建设具有重要的意义。一是加强档案人才队伍建设是适应新时期档案工作发展的现实需要,档案信息化管理已是大势所趋,要实现档案的信息化管理,必须要加快培养专业的档案管理人才队伍,档案管理人员自身也要加强学习,努力学习新业务、新技术,使自己成长为全面的复合型人才,确保满足档案发展的需要;二是加强档案信息化人才队伍建设是做好档案工作的有力支撑,档案信息化管理是为了档案工作的科学化、规范化、现代化管理,加强档案信息化人才队伍建设,是推动档案事业健康、科学发展的有力保障和关键支撑。

  三、档案信息化人才短缺引发的连锁反应问题

  近年来,各级档案行政管理部门、档案馆及档案室,都不断加强在档案信息化方面的投入,加快档案数字化扫描加工,开发信息化档案管理系统平台,档案信息化管理水平不断提高,社保部门也加强了信息化方面的投入。但是,在软硬件水平提高的背后,往往都会忽视一个关键问题,那就是档案信息化方面的人才匮乏,由此引发的连锁反应问题更是值得思考。

  1.档案信息化人才短缺,会制约档案信息化发展水平。

  档案信息化发展需要信息化专业人才,没有专业的档案信息化人才,即便有再高端的信息化设备,再完善的档案管理操作平台,也没法真正的实现档案信息化管理。但是从现实的情况来看,大多数的国家综合档案馆基本上都存在信息化人才匮乏的现象,更何况是社保部门的档案室,档案信息化人才不仅仅是缺乏,有的甚至是一人都没有,明显存在档案信息化人才短缺问题。在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中,明确提出要“加快提升电子档案管理水平”,提出了“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;创新档案信息化管理模式,加快与信息社会融合,以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。”的发展目标,但是档案信息化人才的严重短缺,必然会影响档案信息化的推进,制约档案信息化发展的水平。现有的档案管理人员,大多数都不能满足档案信息化发展的需要。

  2.档案信息化人才短缺,会影响数字档案安全管理。

  传统纸质档案的安全,无论是对于国家综合档案馆还是社保部门的档案室均可以做到安全无隐患,但是随着信息化工作的推进,部分市县区综合档案馆基本上全部开始了数字化扫描工作,更有一些市县的国家综合档案馆还成功通过了“全国示范数字档案馆”或“国家级数字档案馆”的测评验收,大多数的市县级机关企事业单位,包括社保部门在内的档案室都逐步对管理的档案进行了数字化,可以说各级各部门都对档案信息化工作十分重视。但是随着越来越多档案数字化扫描工作的完成,挂接到服务器上的数字档案也就越来越多,这便涉及到大家都关注的一个问题——安全问题。数字档案管理系统作为失泄密的易发领域,极容易遭受黑客或者海内外不法分子的攻击和侵入,这不仅需要防火墙等防护措施,更需要专业的档案信息化人才来采取应对措施,只有应对妥当,措施得当,才能确保档案信息化资源的安全。由此来看,如果信息化人才短缺,整个档案室缺乏档案信息化技术人才,一旦出现管理不到位的问题,被不法分子钻了漏洞,则必然会为数字档案的安全管理留下隐患,甚至出现档案资源的失泄密问题。

  3.档案信息化人才短缺,会降低档案公共服务能力。

  档案的价值在于利用,对于社保档案来说更是如此,因为社保档案管理涉及众多参保单位和个人参保情况的详细记录,查询利用的频率格外高,能否便捷、准确查询社保信息,涉及每个参保人员的切身利益,努力满足社会各方面对社保档案信息的利用需求,才能真正实现档案的价值,体现档案工作以人为本作为的核心价值。因此,建立高效、便捷、普惠的档案利用服务体系,也便成为一项重要的工作。在信息化快速发展的今天,充分利用档案信息化成果无疑成为提高档案公共服务能力的最佳选择,利用信息化管理系统不仅能快速准确的检索,还能节省更多的时间,最大化的方便利用服务。但是信息化档案系统的操作管理,同样离不开档案信息化人才,如果档案信息化人才短缺,那必然会降低档案公共服务能力。

  四、引发档案信息化人才短缺的原因分析

  1.培养档案信息化人才的困难较多。

  随着档案影响力的不断提升,机关企事业单位的档案室,大多数都会配备一定数量的专职档案管理人员,从事具体的档案管理工作。但是,在配备人员中,大多数单位没考虑到信息化设备的操作能力,在现有人员中年轻人占比小,高学历人员占比小,导致出现现有人员“高龄化”严重,学历普遍较低的现象,这就给档案信息化管理的应用及普及带来了麻烦。由于档案信息化管理的专业性较强,技术性要求较高,学习难度也较大,加上现有档案管理人员的新技术接收能力有限等原因,必然导致培养难度加大,直接导致了档案信息化人才短缺问题的出现。

  2.招录档案信息化人才的难度较大。

  加强档案信息化人才队伍的途径除了培养现有人员之外,最直接的方式就是从高校引进人才,这对于各级国家综合档案馆及各级机关企事业单位来说无疑是最佳的选择,然而在实际工作中却面临着种种难题。从各地的实际情况来看,档案信息化人才的引进存在较大的困难。各级各类机关事业单位档案室,包括各级国家综合档案馆,引进的人才全部走事业编制,但是大部分地区,尤其是县级事业编制的收入相对较低,而大学生就业时对工资待遇考虑又相对较多,这便出现了与毕业大学生的就业取向存在差别,尤其是对于掌握较强技术能力的人才吸引力度更是不大。根据近年来各地市县人员招录和人才引进公告来看,每年都有很多家单位都曾在人员招录或人才引进时设置专门的岗位,但是限于工资待遇、工作地点、发展前途等方面的原因,很少有单位能顺利找到适合人才。由此可见,引进人才的难度加重了信息化人才短缺的问题。

  3.留住档案信息化人才的难度较大。

  在招录引进档案信息化人才的难度较大的情况下,能够长期留住人才,才是更大的问题,很多单位都曾出现过费劲千辛万苦引进的人才,时间不长就流失的现象,由此可见,难留住人才也是一个导致出现档案信息化人才短缺问题的不容忽视的原因。档案信息化人才以年轻人为主力军,然而“人往高处走”,追求更高的收入、更舒适的工作环境、更向往的城市和生活方式,这是当下年轻人的主流思想,稳定的工作并不一定是他们的首选,这就必然会导致人才的流失,千方百计引进的人才也会逐渐减少。此外,对人才的激励机制也尚不健全,对于档案信息化人才,没能制定一套可行的培养和晋升机制,可能会与他们的期望有落差,这也会导致人才的流失。总之,人才的流失也为档案信息化人才短缺问题雪上加霜。

  五、应对档案信息化人才短缺的对策建议

  尽快解决档案信息化人才队伍建设问题,才能更顺利的实现档案信息化管理,这就需要各部门各单位共同努力,多措并举,为档案信息化人才营造一个良好的工作环境。

  1.加强思想教育,提升档案管理人员的责任感和使命感。

  提升现有档案管理人员的素质,首要是要加强对他们的思想教育,转变他们的思想认识,更新他们的管理理念,从而提高现有档案管理人员的工作责任感和使命感,一是要让他们解放思想,勤于学习,勤于思考,提高学习的主动性和自觉性,从而加强学习档案信息化管理相关知识和技能;二是要让提高他们的敬业精神和奉献精神,树立“干一行爱一行”的理念,彻底投入到档案管理实际工作中,积极进取,发奋自强,用实际行动践行“为党管档、为国守史、为民服务”的宗旨,提高档案工作的责任感和使命感。

  2.统一规划,合理设置档案管理人员教育培训。

  找准差距,补齐短板,是解决档案信息化人才短缺的重要手段之一,加强现有人员的教育培训,在现有档案管理能力基础之上,有针对性的加强信息化业务培训。结合社保系统现有的档案管理人员现状,必须挑选出部分学历高、工作能力强、接受新知识快的年轻人,专门进行信息化相关知识业务培训。在培训计划制定时,必须明确提升档案信息化管理能力这一突出目标,创新培训内容,改进培训方式,全面提高社保档案干部素质,确保现有人员能扛起社保档案信息化管理工作的重担。

  3.创新培训方式,提高档案管理人员业务素质。

  对于现有档案管理人员,要创新培训方式,提高他们的知识接受程度,从而提高培训的效果。一是开展好岗前培训,对于大多数的机关企事业单位档案室来说,档案管理人员流动性相对较大,新的档案管理人员在进入岗位前要认真开展好信息化知识的教育,并将此作为是否能够成为档案专业技术岗位的必要条件;二是配合人社部门事业单位管理科室开展好继续教育工作,目前大多数的继续教育工作均依靠网络开展,满足广大档案管理人员的学习要求,而且开设的课程可选择较多,内容丰富,有利于普及档案信息化管理知识;三是邀请各级国家综合档案馆的信息化专家进行专题培训或开展专题讲座,由于档案馆的专家授课普遍具有针对性,结合实际比较紧密,贴近工作现实,比较容易被接受,尤其是信息化设备的使用、档案管理软件的应用和网络安全管理知识等方面,通过开展这样的专题培训和讲座,将会为各级各类机关企事业单位档案室培养一批合格的档案信息化管理人才。

  4.完善人才引进机制,招录引进档案信息化管理人才。

  人才引进是当前补充社保档案管理人才的主要途径,优势就在于目标明确,直接引进单位所需的信息化人才。但是,目前大多数的市县机关企事业单位没有完善的人才引进机制,为人才开出的条件吸引力度不够,为档案信息化人才招录引进带来极大限制,此外,部分机关企事业单位对于档案信息化人才定位不准确,导致人才引进难度加大。以市县区社保部门为代表的机关企事业单位,要切实根据自己单位的实际情况,建立科学的引才机制,合理确定人才引进计划,既要讲究“高、精、尖”,又要务实,不能盲目的追求名校、高质量,而忽视市县区的工资福利待遇和人才发展空间,只有合理的人才引进机制,才能既满足档案信息化人才的需求,又能解决我们人才短缺的现实困难。

  5.建立激励机制,确保档案信息化人才不流失。

  无论是培养的人才还是招录引进的人才,能确保人才留得住,不流失才是关键所在。尤其是财政欠发达的一些地区,更要多方面探索建立合理的激励机制,让档案信息化人才扎根本地区本单位,这也是我们社保部门都必须考虑的现实问题。一是要坚持以品德、能力和业绩为导向,注重实践和贡献的评价标准,建立合理的档案人才评价方式,拓宽档案人才评价渠道,将档案干部交流、使用列入干部选拔任用统一规划,为档案信息化人才的个人发展提供空间。二是合理设置奖惩制度,档案信息化人才的管理需要一套严格的奖惩制度,要根据实际的工作成效,及时进行奖惩,以此来带动档案信息化人才的工作动力。此外,还要优化人才管理方式,优化人才结构,为我市社保档案事业可持续发展提供人才保障。

  总之,档案信息化工作的成败关键在技术,技术的关键在人,只有我们做好“育才、引才、留才”工作,才能真正破解档案信息化人才短缺问题,从而提高社保档案的信息化管理程度,进而提升全市档案工作的科学化管理水平。

  参考文献

  [1]李潇.新时期档案队伍建设的思考.档案天地,2017
  [2]郑宇琢.加强档案队伍建设的思考.黑龙江档案,2014

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