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大学院校一站式网上办事大厅系统的设计与实现

时间:2020-09-15 09:44作者:傅惠娟
本文导读:这是一篇关于大学院校一站式网上办事大厅系统的设计与实现的文章,本文阐述了一站式网上办事大厅建设框架,以流程模板、自定义表单、自定义流程、流程监控等功能模块为基础,采用事务驱动模式进行集中管理,聚焦师生实际办事需求。

  摘    要: 通过分析高校信息化现状,提出一站式网上办事大厅的建设目标。阐述了一站式网上办事大厅建设框架,以流程模板、自定义表单、自定义流程、流程监控等功能模块为基础,采用事务驱动模式进行集中管理,聚焦师生实际办事需求。该系统让数据“多跑路”,让师生“少跑腿”,提高了办事效率,提升了用户服务体验。

  关键词: 智慧校园; 流程引擎; 自定义表单; 一站式办事大厅;

  Abstract: By analyzing the current situation of informatization in colleges and universities, this paper puts forward the construction goal of one-stop online service hall. The construction framework of one-stop online service hall is expounded, and the system of one-stop online service hall is based on the process template, user-defined form, user-defined process, process monitoring and other functional modules, adopts the transaction driven mode for centralized management, and focuses on the actual needs of teachers and students for service. The system makes the data "run more", and makes teachers and students "run less", which improves the service efficiency, and improves the users' experience on the service.

  Keyword: smart campus; process driven; user-defined form; one-stop online service hall;

  0 、引言

  近几年,随着高校信息化水平的不断发展,很多高校各类业务系统建设已经遍地开花,这些系统在推进无线化办公、提高工作效率等方面起到了不少作用,但是这些业务系统是由不同的软件供应商提供的,且各自为政,师生办理某一事项仍然需要跑到各自的业务系统中申请办理,同样的基本信息数据存在重复填报以及信息填写不规划等问题,而且办事后的实时进度、办事时限等问题也很难解决[1,2]。为改善师生服务体验,解决相关难题,让师生用户实现“最多跑一次”,建设一个业务协同联动、办事方便快捷的一站式的网上办事大厅显得尤为重要。

  1 、高校信息化现状

  从高校信息化建设的经历来看,从硬件设施建设阶段到现在的智慧校园阶段,虽然有得了一定的成果,但是存在的问题也不能忽视,这些问题具体表现在以下几个方面。

  1.1 、缺乏顶层规划

  信息化建设过程中,往往存在着一个业务系统一个厂商,而且建设的内容都是业务部门自己说了算。在实际过程中,由于不同厂商的建设理念不一致、建设边界相对模糊、权责不明确,业务部门则是关注某个业务场景中的流程需要,并不会以校级层面来管理考虑这些问题,这样一来,各业务系统产生的数据质量就会低下,遇到需要某些数据支撑其进行决策或改善的时候,就提供不了高质量的数据。各类分散的数据还需要耗费大量人工进行汇总统计,数据的准确率和及时性不能得到保证。每次都要进行重复工作,未能有效得到数据的积累效应。信息化建设部门需要站在全局角度做好顶层规划显得非常必要。
 

大学院校一站式网上办事大厅系统的设计与实现
 

  1.2、 缺乏统一的开放支撑平台

  目前高校的情况就是业务系统很多,但是办事项仍然很繁琐。以学生请假为例,需要在学工系统中提出申请,然后还要由相关工作人员到教务系统、进出门系统登记,方便任课教师、保安查阅,一个事项需要重复和反复提交;若要查询个人信息,也有多个出口,存在教务系统、学工系统、离校系统查出来的信息不一致,数据没有实现共享[3]。因此,为了能更加方便师生快速办理事务、反馈问题,建设一个统一的开放支撑平台非常有必要[4]。

  1.3 、缺乏个性化服务设计

  目前,大部分高校的业务系统主要是从管理者的角度来建设,而非教师、学生、社会人员等这些一线用户,因此,每个业务系统针对每个用户的界面都是一样的,没有根据每位用户的实际需求来推送消息和服务,用户体验感差。学校信息化的评价体系不够完善,反馈渠道不畅通,因此需要创新建设理念,以用户需求为中心,业务需求要从强调管理需求、部门需求转变为强调用户需求,让用户不需要因为办一件事项重复填报信息、反复进入不同系统,而只要通过一个入口提交自己的需求;同时可以实时查看、跟踪自己的事项进展和办理结果。

  2、 系统设计

  一站式网上办事大厅是以流程引擎为基础,应用信息化手段,以教职工和学生为主要服务对象,整合并优化高校管理流程服务资源的网上服务平台[5]。网上办事大厅将高校各个业务部门之间的流程服务进行聚合和优化,为广大师生提供“一站式”的流程办理服务,让数据多跑路,让师生少跑腿。系统重点建设流程引擎服务和表单工具服务,并以门户平台的整体形象予以公示,系统的建设框架如图1所示。

  图1 一站式网上办事大厅建设框架
图1 一站式网上办事大厅建设框架

  第一层是服务层,是全校师生使用网上办事大厅的快速入口,也是各项流程服务事项和公共信息浏览的汇集点,包括当前用户信息、各类通知公告、系统推荐的服务事项、自定义服务、待办事项、已办事项以及我发起的事项等。系统会自动根据当前用户的角色显示不同的信息,用户自己也可以设置不同的个性化界面,个性化事务的办理权限。系统支持电脑版、移动版、微信公众号等多种终端的显示。

  第二层是业务层,这是办事大厅建设的重点内容,包括表单设计、流程构建、流程执行和流程监控等内容。表单和流程设计器用于流程模板的定义,流程执行业引擎根据流程模板的定义控制流程执行。流程监控和管理提供带外的流程控制,如督办、延期统计等功能。业务层还提供了与智慧校园其他应用的接口,流程执行的结果数据通过接口交换到教务、科研、人事、学工等各业务系统封装起来,让用户不需要重复填写信息,真正感知到“一站式体验”。

  第三层是数据层,主要存放流程模板的定义数据和流程执行过程中的属性数据集,并通过数据交换中心实现组织机构和用户信息的共享。

  3 、系统实现

  系统基于B/S架构,采用ASP.NET的开发框架,以Google MD风格设计,界面更简洁方便,终端适应性更强,并通过OAuth协议与微信公众平台对接,用户不需要安装特殊客户端工具,即可实现一次绑定自动登录,随时随地的办理相关事项。系统以模板技术为基础,通过动态定义的表单和流程步骤,实现流程的用户自定义扩展。

  3.1 、流程模板

  流程模板是流程执行过程中显示、接收用户输入和控制流程走向的依据。实际上每个不同的事项对应一个流程模板。模板主要包括表单和步骤两个组成部分,表示用于用户交互和数据采集,而步骤用于控制流程的路由。由于每个事项的申请人员类型不同,将模板与系统角色的关联,只有指定角色的用户才能发起指定的事项申请。事项的相关说明,包括注意事项、办理说明和提交材料等信息都设置在模板信息中,并通过设置模板对发起次数和并发进行控制。

  3.2、 自定义表单设计

  从静态角度看,流程可以看作为一系列属性的集合,这些属性是由发起者和中间的办理人员输入的信息。系统用自定义表单来组织管理属性集合。由于流程的每个步骤都可能往流程添加数据,因此每个步骤都可以关联一个表单。

  表单设计是创建流程的第一步,也是数据输入的源头,表单由一系列字段组成,对用户输入的信息进行统一的设计,表单的字段包括:字段名称、输入控件类型、可选项列表、默认值、是否必填、分类、帮助提示等信息,其中字段名称是显示给用户看的名称,分类用于给输入表单进行划分区块,帮助提示信息用于给用户提供输入的说明。

  系统采用自动的HTML控件生成技术,根据指定的输入控件类型、可选项列表和默认值来动态生成表单。控件的类型包括文本框、多行文本框、数值框、单选框、多选框、日期、日期时间、附件等,对于单选和多选框用户可以通过可选项列表来定义各个选项。

  为了方便数据存取和统计,表单与物理表建立关联,一个表单对应数据库中的一个物理数据表,定义好表单的字段后,系统会自动在数据库中生成相应的物理数据表和字段。流程执行过程中产生的数据就保存在物理表中,每个流程对应数据表的一条记录。除了默认值和必填项的设置外,系统支持通过正则表达式和SQL语句的方式进行表单输入数据的有效性验证。

  3.3、 自定义流程设计

  流程设计是整个办事大厅关键模块。流程中主要包括节点和连接线,节点包括开始节点、控制节点、步骤节点和结束节点,其中开始节点和结束节点只有一个,分别用于标识流程的起点和终点;控制节点用于控制流程的走向;步骤节点是流程的各个步骤。为方便动态增减流程节点和控制流向,设计了一个轻量型的可视化的流程定义工具,可以根据实际需要进行可视化拖曳增减。

  流程步骤主要包含步骤名称、操作提示、办理人员、输入表单和数据校验等元素。输入表单与上述定义好的自定义表单进行绑定,办理人员在实际流程中可能出现多种情况,可能需要由某个岗位、某个部门或指定的人员办理,系统提供了智能的人员选择器完成办理人员的自动选择,办理人员选择器是一个字符串描述,设计人员可以填写角色名称、部门名称、指定用户或者流程属性引用等内容。

  ⑴角色:角色是多个用户的集合,代表特定的岗位或权限,角色可以由用户自定义,并为用户指定角色,用户和角色是多对多的关联关系。如果输入角色的名称,则系统将该角色对应的用户都选为办理人员。

  ⑵部门:如果输入的是某个部门的名称,则该部门的人员都选为办理人员。

  ⑶指定用户:需要某个指定用户办理时,可填写用户的姓名,如果姓名存在重名情况,可填写用户的编号。

  ⑷流程属性引用:流程属性是用户在流程表单中输入的内容,对于需要由申请或办理人员来指定的情况,可以输入流程属性的名称,系统将属性值作为人员选择器,递归调用前面的解析方式选择人员。

  在流程执行过程中,系统按从上到下的优先顺序确定办理人员,未能找到办理人员的给出异常提示。对于多个用户同时办理同一步骤的情况,用户可在流程步骤上设置会办选项,如果未选择会办,则其中一个用户办理完成后,同步骤的其他用户就不需要再办理。

  跟程序设计类似,流程的执行也存在顺序、分支和循环结构。系统通过在流程节点之间添加控制节点来控制流程走向,控制节点通过控制条件和下一步骤的组合来定义分支,未定义控制节点的按顺序结构执行,如果分支如果指向前导的节点,则构成了循环结构。控制条件是一个逻辑表达式,采用SQL自带的逻辑运算功能设计了动态的条件定义,设计人员可以填写任何符合SQL规范的语句来进行判断,并可引用自定义表单中输入的属性值,例如【用户类型】=“教职工”用于判断用户在表单中填写的用户类型字段是不是教职工。

  图2 自定义流程示例
图2 自定义流程示例

  3.4、 流程的执行

  流程模板定义好后,用户选择需要办理的流程模板,由流程引擎创建流程的步骤,给申请用户显示第一个步骤对应的申请表单,申请表单提交后根据流程的定义创建后续步骤,并根据办理人员选择器获取办理人员,每个步骤创建后,系统会通过微信消息通知办理人员,用户只需点击消息,即可打开流程的办理界面。

  流程步骤的办理包括待受理、已受理和完成三种状态,新创建的步骤处于待受理状态;用户点击流程后,流程即处理已受理状态,填写该步骤对应的表单提交后即处理完成状态,步骤完成后又交给流程引擎创建后续步骤直接结束节点。用户的办理还可以进行退回、转交和抄送等几个操作。退回操作时由办理人员填写退回的原因和选择退回到哪一个前导步骤,系统停止创建后续步骤,并将前导步骤设为待受理状态,并向前导步骤的办理人发送办理通知;转交操作用于将当前的步骤转给另一个人办理,系统还支持预设办理转移,在指定时间段内的所有任务都自动转给指定人员;抄送实际上是向流程中添加额外的办理人员,但抄送步骤不影响主流程的执行,也就是说抄送步骤是否完成不影响整个流程的执行过程。

  3.5、 流程监控和分析

  当流程启动后,由流程监控模块对流程实例进行实时管理、查询干预和效率分析等工作。从用户角度来说,需要实时了解自己提交事项的办理情况,包括有没有通过审批、有没有被忽略或者耽搁,系统提供了我申请的事项模块,用户可以浏览自己提交的所有事项及其办理进度,可以查看办理人员的办理意见和回复。从管理者角度来说,可以从全局角度监控各项事项流程状态是否正常、流程设计是否合理、运行日志是否异常、有没有长时间没有处理的事项、有没有用户提交什么意见和建议。系统为每个流程定义了流程管理员,流程管理员一般是每个流程对应业务部门的事项负责人。由流程管理员对关联的流程监控,在流程监控模块,可以查询各个正在办理中的事项的进度和已办理时长,可通过微信公众平台的模板消息发送督办提醒。实际的流程运行过程中还可能出现已经办理完成的步骤但又发现办理意见填错的情况,这时可由办理人员作退回操作,也可由流程管理员对流程步骤进行回滚。系统提供办理次数统计用于统计每个用户参于流程的次数;办理时长统计用于分析每个用户或每个流程步骤的平均办理时长;办理延期统计用于查询未按时完成办理的事项和办理人员。

  4 、结束语

  一站式网上办事大厅是基于学校现有的业务系统,针对目前存在的问题进行资源整合,以“用户为中心”,为用户提供全天候的服务[6]。在功能上可以做到及时推送消息,将被动使用变成主动推送;也可以将同一事项的重复操作转变为一键提交,同时能实时监控自己提交事项的审批人员、审批意见、办理进度以及相关结果;对于相应事项流程的设计、审批人员的表现都可以进行实时评价。接下来的工作,将进一步深入思考如何更好的在服务事项数量和质量之间寻找平衡,如何更好的提高数据质量,在数据决策过程中能起到关键作用。

  参考文献

  [1]冀翠萍.智慧校园业务应用融合的探索与实践[J].现代教育技术,2018.28(1):66-72
  [2]王世锋.从数字化校园到智慧校园建设的思考与探索[J].计算机时代,2019.5:97-99
  [3]刘革平,钟剑,谢涛.基于流程驱动的高校智慧校园基础架构研究与实践[J].中国电化教育,2019.4:24-28
  [4]钟然.基于一站式服务平台的高校网上办事大厅建设[J].开封教育学院学报,2018.38(5):92-93
  [5]王宣琳,孙凌洁,苏冠贤.高校一站式网上办事大厅业务流程建设浅析[J].现代信息科技,2018.2(8):5-7
  [6]王磊.基于流程引擎的高校网上办事大厅研究与实现[D].西安科技大学,2018.

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