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机关档案管理中信息技术应用现状与对策

时间:2020-05-22 11:29作者:乌兰图雅
本文导读:这是一篇关于机关档案管理中信息技术应用现状与对策的文章,在机关档案管理工作中,传统的管理模式主要是以人工统计管理为主,随着机关事业单位等发展规模不断扩大,时间不断延长,档案管理工作的内容也在不断扩充,传统的档案管理模式已经不能适应新时期档案管理工作的新要求

  摘    要: 伴随现代信息技术的发展,新时期计算机信息技术在各行各业发展中发挥着越来越重要的作用。在机关档案管理工作中加强计算机信息技术的应用具有重要的积极意义,但是也要看到计算机信息技术在档案管理方面应用也存在一些局限性。本文首先探究了计算机信息技术在机关档案管理中应用的意义,然后分析了目前在机关档案管理信息化建设方面存在的不足,最后针对如何加强机关档案管理中计算机信息技术的应用提出了相关的对策,以供参考。

  关键词: 档案管理; 计算机信息技术; 机关; 应用; 意义; 对策;

  在机关档案管理工作中,传统的管理模式主要是以人工统计管理为主,随着机关事业单位等发展规模不断扩大,时间不断延长,档案管理工作的内容也在不断扩充,传统的档案管理模式已经不能适应新时期档案管理工作的新要求。借助计算机信息技术可以在档案管理方面不断提高自动化和系统化管理水平,同时也要看到加强机关档案管理中计算机信息技术的应用也应当从保密性、安全性等角度进行不断升级完善,这样才能有效发挥计算机信息技术的价值。加强计算机信息技术在机关档案管理中的应用情况与优化对策探究,具有重要的意义。

  一、机关档案管理中加强计算机信息技术引入的意义分析

  在机关事务管理工作中档案管理是一项重要的基础工作,加强档案管理,借助计算机信息技术等强化信息化建设,有利于不断提高档案管理科学化水平,具体意义表现在以下几个方面。

  (一)加强档案管理与计算机信息技术的融合应用,有利于不断扩充档案管理范围

  传统的档案管理模式仅仅是在一定的范围获得相关的信息,且未能实现信息的共享,可以利用计算机信息技术等加强档案管理信息资源的不断搜集和完善,进而进行档案信息的分类整理,这样可以实现信息资源的有效共享,提高档案管理全面化水平。
 

机关档案管理中信息技术应用现状与对策
 

  (二)加强档案管理与计算机信息技术的融合应用,有利于不断提高档案管理系统化水平

  借助计算机信息技术可以不断落实档案管理各个环节的精准要求,并加强系统化整合,在保证基础阶段档案资源完善的基础上,有助于更好地体现档案信息的完整性和统一性,进而更好地提高信息的利用价值。

  (三)加强档案管理与计算机信息技术的融合应用,有助于提高档案管理人员的综合规划能力

  通过在机关档案管理工作中引入计算机信息技术,可以引导广大档案管理人员加强相关技术的研究探索,并充分利用信息技术等对档案资源进行快速整合和利用,及时予以保存,也为后续的查阅等提供更多的便利。档案管理人员不仅可以提高内部档案系统的完备性,也有助于从精细化的角度加强资源的深度开发与应用,从而更好地推动档案信息资源成果的有效转化。

  二、目前机关档案管理中计算机信息技术的应用现状分析

  当前在机关档案管理工作重计算机信息技术逐渐引入,且发挥了一定的成效,档案管理信息化水平不断提高。但是总体上分析在档案管理信息化建设方面依然还存在一些问题,主要表现在以下几个方面。

  (一)档案信息资源真实性面临挑战

  对于档案管理体系而言,最重要的是保证信息资源的完整性和真实性。如果档案信息不够真实,来源缺乏依据,那么将不利于维护档案的权威性。在进行档案整理的过程中,借助计算机技术可以提高档案信息的电子化水平,但是也会导致一些保存的信息资源的丢失,且难以找到相关的原始资源的痕迹,那么导致一些档案信息无迹可寻。这样会导致档案信息资源的真实性受到很大的挑战。

  (二)档案管理保密性有待加强

  加强档案管理信息化建设,要切实遵循基本的原则,最大限度保障档案信息的保密度,这样才能避免信息泄露导致一些不良损失。借助计算机信息技术等可以不断提高档案信息的整合效率。但是也要看到在利用网络终端进行文件信息获取的同时,也有可能由于计算机系统的风险等进而导致文件信息出现病毒侵袭等,进而导致资源泄露,难以维护档案信息资源的保密性。

  (三)档案信息利用力度有待加强

  在进行机关档案信息化建设过程中需要广大档案管理人员熟练掌握相关的计算机技术,并融入档案管理工作中,这样才能确保工作成效。但是这种信息化模式也会带来一些问题,比如在信息资源录入的过程中一旦出现网络中断或者病毒攻击,就会导致系统瘫痪,信息资源丢失。档案管理人员如果对相关的计算机技术掌握不全面、不扎实,那么也将导致档案信息资源难以有效保存。此外档案信息资源并不是束之高阁,应当加强深度开发与应用,与组织人事管理以及其他方面的工作紧密融合,才能更好地提高信息资源的应用价值,目前这方面的工作深度不够,需要强化。

  三、加强计算机信息技术在机关档案管理中应用的具体对策

  为了进一步提高机关档案管理水平,进一步发挥计算机信息技术的价值,建议从以下几个方面予以完善优化。

  (一)加强档案管理理念创新,构建系统化管理体系

  档案管理工作的开展需要加强统筹设计,在信息化建设的过程中需要不断加强理念的转变,这样才能更好地结合时代的发展要求不断进行档案管理资源的深度开发利用。所以应当首先转变思想观念,认真学习最新的档案管理方面的政策等,坚持与时俱进,从系统化的角度对档案管理信息化建设予以统筹安排,完善相关的软件配置机制,加强科学规划管理,从而确保信息化体系有序建立与运营。

  (二)加强技术升级,不断提高档案管理安全化水平

  一方面要围绕档案管理的目标要求,在信息化建设方面不断拓展其深度与广度。要对档案信息资源加强从采集到整合、利用、共享等方面的一体化建设,不断进行信息的重组与归档,从而确保信息有效管理。另一方面要不断提高档案管理安全化水平,对过程中的档案信息资源等进行全面密封保存,加强层层防护设置与验证,做好备份管理,从而确保信息及时保存。此外还应当建立机关档案电子信息档案安全评估体系,对各类风险等加强防护管理,密切监控可能存在的问题并加强风险识别与精准判断处置,切实保障电子档案信息完整安全有效。

  此外还应当完善相关的档案管理信息化管理制度,对档案管理信息化建设过程中各个岗位的权责明确,优化流程,加强全过程质量管理,不断提高档案管理人员的专业能力、计算机技术水平、业务素质以及安全意识和服务意识,从而引导他们围绕档案管理信息化建设以及档案资源的开发应用等进行深度研究,形成更多的建设性建议,推动档案管理与其他业务管理工作紧密融合起来,最大限度发挥档案信息的价值。

  (三)加强档案管理技术升级

  要围绕档案管理信息化建设,结合机关事业单位自身的职能等,对档案管理技术进行不断升级,加大资金保障力度,全面加强全员档案管理技术和方法的培训,注重档案管理信息化技术的不断升级,学习和借鉴更先进的大数据处理技术等,从而更好地提高档案管理信息化系统与其他信息系统等之间的兼容性和融合性,实现信息资源全面共享,减少信息的重复统计等。

  四、结语

  总之,机关档案管理工作开展过程中计算机信息技术的应用是一项重要的辅助工具,档案管理工作本身具有动态性和系统性的特征。所以在具体实践过程中还需要加强信息化体系建设,加强风险防控与队伍培训,这样才能全面提高机关档案信息化管理的规范性、科学性和安全性,实现档案信息资源的有效开发与利用。

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