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评审实验室合同的关键因素探讨

时间:2021-09-11作者:裘剑敏 张红雨 裘霞敏
本文导读:这是一篇关于评审实验室合同的关键因素探讨的文章,合同评审是为了保证客户提出的质量要求和其他要求明晰、合理,同时也是为了实验室多部门、多专业配合确认能力和资源是否足以履行合同,是保证客户和实验室双方利益的一个重要手段。

  摘    要: 合同评审是实验室和客户直接接触的重要环节,既能提高顾客满意度,又能规避实验室风险。本文对实验室合同评审“审什么”的几个要点展开探讨,对实验室在优化合同评审和实现不断持续改进所采取的具体举措方面进行了总结并提出建议。

  关键词 :     合同评审:实验室,风险,

  合同评审是实验室在接受客户委托时,对与客户签订的协议书、合同草案进行的系统性评审[1]。通过评审确认委托单位与承检单位之间的要求,使实验室工作人员理解合同的内容,同时使实验室的检测服务满足客户的要求,得到客户的认可[2]。

  一、法律责任的评审

  合同评审中把握法律责任是隐性的前提条件。实验室应根据外部政策的变化引入风险为本的思维,系统性考量风险的主旨。实验室作为提供技术服务、对社会出具公正数据结果的第三方机构,合同评审内容往往具有共性要求。实验室可将有关法律责任的评审内容固定在合同中,必要时增加免责声明或其他双方约定的内容。

  例如,在一份较为完整的合同中,可以详细定义合同双方、提供的服务类型和成果;约定完成的时间,费用结算及支付;约定有关保密的内容和要求;约定合同的解释权及不可抗力;约定合同的变更、争议的解决;委托方对提供信息真实性的承诺;实验室对公正性的承诺以及类似澄清客户要求和允许客户监视其相关工作表现等特殊内容,可以将这类合同与具体的业务委托单共同构成一份严谨、完整的合同。实验室在评审时应对样品信息、客户信息以及一些必要信息予以充分确认。

  二、技术能力的评审

  技术能力评审包括人员能力评审、设备与设施评审以及环境条件等评审。常规业务的评审可相应简化,对于一些新开展的或复杂的有特殊要求的业务需重点评审。

  当合同评审过程中出现偏离时,应注意偏离仅允许在一定的偏离范围、一定的数量和一定的时间段等条件下发生。偏离特点是突发性的或偶发性的,此种方法是相关要求不能满足时的特殊处理手段。偏离必须满足以下条件:文件化规定允许偏离的原因、范围和程度;经技术分析和判断;获得上级授权或批准且被客户接受[3]。如果需要长久偏离,可以修订方法(包括标准方法和非标准方法)。

  常见的偏离包括以下几方面。

  (1)方法的偏离。

  如检测/校准项目内容有一定的偏离,包括重复试验的次数、试验载荷、被试样品数量等。
 

评审实验室合同的关键因素探讨
 

  (2)设备溯源周期的偏离。

  如实际工作中,因为遇到紧急任务等超负荷进行检测/校准服务,使用了超过检定周期的测量设备。

  (3)设备的偏离。

  如在检测/校准过程中,遇到设备允许误差超差原因降级使用。

  (4)环境的偏离。

  如客户要求进行现场试验,但现场环境条件已偏离规范、标准中规定的环境条件。

  (5)合同的偏离。

  比如合同评审人员仅从外观、名称上很难对多功能多参数设备做到评审全面,如自动烟尘(气)测试仪,部分客户不能确定该设备是否配备烟气分析仪传感器,合同评审现场很难实现开机确认功能,那么通常与客户商定按多参数设备在实验室流转,待实验人员进一步确认后更改合同。

  总之,对客户要求的偏离应谨慎、仔细审核,不能影响实验室的诚信和结果的有效性。满足偏离的条件,方可实施偏离,但检定和监督检验等工作不允许偏离。

  在技术能力评审中,还需要进行方法改进。方法改进通过技术活动使实验方法更有效,应由相关技术人员经过技术验证并获得书面批准后实施,即方法确认。方法改进应在合同评审时与客户进行充分沟通并确认。

  三、使用外部供应商的评审

  在某些情况下,实验室可能会使用“从外部获得的实验室活动”[4],例如耐久性试验等一些特殊类型的试验。合同评审人员应在合同评审阶段明确告知客户,并获得客户的同意。

  四、判定规则的评审

  在合同评审阶段,实验室应在合同中对判定规则予以明确。当客户要求出具的报告或证书中包含对标准或规范的符合性声明(如合格或不合格)时,实验室应有相应的决定规则[5]。若标准或规范未包含判定规则内容,实验室应对判定规则进行合理选择,与客户充分沟通,并取得客户的同意。

  合同评审是实验室和客户直接接触的重要环节。专业的合同评审过程不仅能给客户留下实验室严谨高效、优质服务的第一印象,给客户带来良好的体验感,从而提高顾客的满意度;同时规避实验室风险;更是树立实验室优质品牌形象的重要程序。笔者发现实验室在致力合同评审工作持续改进的过程中做了很多高效的调整和尝试。归纳后有如下体会和建议。

  (1)人员素养培养。

  业务受理人员能力主要包含两方面:一是沟通表达能力,他们应善于表达,有效倾听;二是专业技术能力,由于检测校准机构专业覆盖面广,专业技术和判断能力对业务受理人员确实是不小的挑战。建议技术机构应对业务受理人员进行持续的专业培训,立体化构筑合同评审人员队伍。

  (2)充分运用科技手段。

  优化业务软件,将实验设备及状态、收费、时效、资质能力嵌入业务软件中联动,能避免人为疏忽及更改,既提高效率又有效规避风险。

  (3)保存完整的评审资料。

  建议将合同评审过程中的关键节点用图片、影像记录,作为合同评审的部分证据,有利于建立合同双方的备忘。

  五、总结

  综上所述,合同评审是为了保证客户提出的质量要求和其他要求明晰、合理,同时也是为了实验室多部门、多专业配合确认能力和资源是否足以履行合同,是保证客户和实验室双方利益的一个重要手段。对于实验室而言,合同是检测任务的起点,是质量体系要素的开端,做好合同评审对实验室权益保证、诚信体系的建立具有重要意义。

  参考文献

  [1]曹娟娟实验室的检测合同评审[J].现代测量与实验室管理,2014,(4):43-44+30.
  [2]史宏俊浅谈检验工作受理过程中的合同评审[J].计量与测试技术,2010,37(7):74+76.
  [3]乔新愚实验室活动偏离问题的探讨[J].电子产品可靠性与环境试验, 2021,39(2):91-94.
  [4]张明霞,高巍, 贺甬ISO/IEC 17025:2017与ISO/IEC 17025:2005的主要变化[J]质量与认证, 2018,(02):49-50+54.
  [5]蒋京鑫.对新版ISO/IEC 17025标准中判定规则应对措施的探讨[J].质量与认证,2020,(9):76-77.

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