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不动产档案查询的法律问题及防范措施

时间:2021-08-10作者:陈波
本文导读:这是一篇关于不动产档案查询的法律问题及防范措施的文章,不动产档案的一般查询主体包括权利人和利害关系人。毫无争议的是权利人,因为权利人本身就是个人信息权的权利主体,具有法定的查询权。可能引起争议的主要是利害关系人的界定。

  摘    要: 不动产档案查询具有重要的法律功能,其不仅是不动产物权公示效力的实现路径,而且也实现了对个人信息权的直接与间接保护。但在不动产档案查询实践中,仍可能存在登记资料查询错误与个人信息侵权等潜在法律风险。为此,应通过不动产档案管理的精细化和相关法规规章规定的修订与限缩性解释,防范相应法律风险。

  关键词 :     不动产案,查询,个人信息权,法律风险

  Abstract: The inquiry of real estate archives has an important legal function, which is not only the path to realize the effectiveness of real estate property publicity, but also the direct and indirect protection of personal information right. However, in the practice of real estate archives query, there are still potential legal risks such as registration information query error and personal information infringement. Therefore, we should prevent the corresponding legal risks through the refinement of real estate archives management and the revision and limited interpretation of relevant laws and regulations.

  Keyword: real estate archives; inquiry; personal information right; legal risk;

  不动产档案查询对于维护不动产交易安全具有重要价值。《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》《不动产登记资料查询暂行办法》等行政法规、规章虽对不动产档案查询进行了具体规定,但在不动产档案查询实践中,仍存在一定的法律风险,需要进一步探讨。

  一、不动产档案查询的重要性

  (一)是不动产物权公示效力的实现路径

  物权公示原则是民法典物权篇三大原则中最具实用性的原则,与其他两个原则(一物一权、物权法定)指向对物的静态支配不同,其指向物权法对交易关系的保护[1]。根据民法典的规定,动产与不动产的物权公示方法不同:动产设立与变动的公示方法为占有与占有的转移(交付);不动产设立与变动的公示方法均为登记。为此,不动产登记直接与不动产物权的设立与变动相关,不动产登记资料决定了不动产物权的权利状态与归属。与动产占有的公示方式相比,不动产登记必须通过不动产档案的查询才能知晓不动产的权属状态及归属主体。尤其对于不动产的变动,为了保障交易安全,降低交易成本,不动产登记资料的查询尤为重要。因此,不动产档案查询是不动产物权公示效力的实现路径。
 

不动产档案查询的法律问题及防范措施
 

  (二)是对个人信息权的直接与间接保护

  近年来,人们对不动产登记程序和信息查询的关注逐渐提升,社会各界加大了对不动产登记档案和查询制度的重视。

  不动产档案的查询对查询主体、查询范围有一定限制。国务院办公厅公开办发布的《关于明确政府信息公开与业务查询事项界限的解释》(国办公开办函[2016]206号)对原国土资源部办公厅明确答复:不动产登记资料查询,以及户籍信息查询、工商登记资料查询等,属于特定行政管理领域的业务查询事项,其法律依据、办理程序、法律后果等,与《政府信息公开条例》所调整的政府信息公开行为存在根本性差别。当事人依据《政府信息公开条例》申请这类业务查询的,告知其依据相应的法律法规规定办理。究其原因,不动产档案查询涉及个人信息保护问题。

  《民法典》第四编第六章专门对隐私权和个人信息保护进行法律规范,明确自然人的个人信息受法律保护,权利人对个人信息具有决定权,信息处理者有采取措施防止个人信息泄露、丢失等安全义务。《个人信息保护法》(草案)全国人大常委会第二次审议稿明确任何组织、个人不得侵害自然人的个人信息权益,并强调除本法有特别规定外,国家机关处理个人信息的活动适用本法。不动产档案虽为国家履行职责收集、存储的不动产登记资料,但因涉及个人信息权益,仍应遵守《民法典》及即将颁布实施的《个人信息保护法》等关于个人信息保护的规定,严格限定不动产档案查询主体及查询范围,对个人信息权进行直接与间接保护。

  《不动产登记暂行条例实施细则》《不动产登记资料查询暂行办法》,对权利人的个人信息权进行了明确具体的规定,不动产登记簿上记载的权利人可以查询本不动产登记结果和本不动产登记原始资料。同时,为了兼顾不动产登记的公示功能及个人信息权益的保护,对利害关系人的查询进行了有条件的限制性规定,明确了利害关系人可以查询的条件及查询对象即不动产登记资料的范围,从而实现了对个人信息权的间接保护。我国也有学者对不动产档案的查询主体[2]、查询制度[3]进行较为深入的研究。这些研究不仅为不动产档案查询实践提供了理论支持,也间接推动了对个人信息权的实然保护。

  二、与不动产档案查询有关的潜在法律风险

  不动产登记作为不动产物权的公示方法,相关登记资料的收集、整理、存储必须规范完善,否则,有关不动产档案的查询可能会存在如下法律风险:

  (一)登记资料查询错误

  为了方便权利人与利害关系人的查询,《不动产登记暂行条例》第九条规定,不动产登记簿应当采用电子介质,暂不具备条件的可以采用纸质介质。随着国家对不动产登记簿电子化的要求,相关数据库的建设也提上日程。目前,不动产档案是电子档案与纸质档案并存。不动产档案查询实践中,由于数据系统的兼容问题、纸质档案与电子档案的时间错位、电子档案的输入错漏等,可能造成权利人与利害关系人查询不动产档案时出现登记资料信息错误,从法律适用视角,这可能会导致严重的法律责任。无论当事人在不动产交易、诉讼还是法院查封、执行或监察委等国家机关调查过程中,由于不动产档案管理者登记资料错误的原因可能会导致查询者承担民事、行政法律责任,甚至导致冤假错案。

  (二)个人信息侵权

  为了保证不动产交易安全,政府未将不动产登记资料作为应公开的政府信息,但利害关系人可以查询的条件及查询对象即不动产登记资料的范围,如果相关法规规定过于宽泛,可能会涉嫌违法,造成个人信息侵权。

  当然,法律的制定必须平衡各方利益,而不是无限制地放纵某一单方利益。权利都是有限制的,个人信息权也不例外。为了彰显不动产登记的物权公示功能,应当赋予权利人及利害关系人对不动产档案的查询权。然而,关键问题是个人信息权与查询权的界限如何确定即平衡两种权利的度如何把握?这也是对相关法规规章进行审查的难题所在。类似的探讨也有学者涉及,如何英昌认为,应从有限公开视角分析不动产登记档案原始资料的查询。至于平衡两种权利的度,应从一般查询主体、查询范围、国家机关查询目的切入,进行具体分析。

  不动产档案的一般查询主体包括权利人和利害关系人。毫无争议的是权利人,因为权利人本身就是个人信息权的权利主体,具有法定的查询权。可能引起争议的主要是利害关系人的界定。根据《不动产登记资料查询暂行办法》第二十一条规定,有买卖、租赁、抵押不动产意向,或者拟就不动产提起诉讼或者仲裁等的所有人均可查询不动产档案。尽管对该类利害关系人的查询范围限定为:不动产的自然状况;不动产是否存在共有情形;不动产是否存在抵押权登记、预告登记或者异议登记情形;不动产是否存在查封登记或者其他限制处分的情形。但在不动产查询实践中,该查询内容与其他有条件的利害关系人能够查询的不动产登记结果的差别工作人员难以分辨。而且,即便工作人员能够分辨清楚,该规定也无法防止该类利害关系人滥用该项查询权利,以有意向或拟提起诉讼仲裁为由,查询任何人的不动产档案,造成个人信息的不当泄露,从而造成个人信息侵权。

  查询范围主要指可以查询的不动产登记资料范围。根据《不动产登记暂行条例实施细则》第九十四条规定,不动产登记资料包括不动产登记结果和不动产登记原始资料。那么,利害关系人能否查询不动产登记原始资料,对于因买卖、互换、赠与、租赁、抵押不动产构成利害关系的人,多数学者认为他们只需确定交易不动产的物权情况(通过查询不动产登记簿即可确定)便可确保交易的安全,因此其不须也无权查询不动产登记档案原始资料[4]。但是对于因不动产存在纠纷且已经提起诉讼、仲裁而构成利害关系的人,学者之间则存在争议[4]。而且,原建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》(2017年1月1日实施)与《不动产登记资料查询暂行办法》在利害关系人查询范围规定上的不一致,也加剧了学者的分歧。

  另外,不动产登记信息共享也可能造成个人信息侵权。《不动产登记暂行条例》第四章规定,不动产登记信息应与住房城乡建设、农业、林业、海洋、国土资源、公安、民政、财政、税务、工商、金融、审计、统计等部门互通共享。这种信息共享的部门较多,增加了个人信息泄露的路径,增加了个人信息保护的难度,也与有关国家机关执行公务的限制性规定不一致。因为,上述共享部门除了公务行为还有私行为如办公用品采购、办公用房建设等,这些私行为也可能涉及不动产档案的查询。因此,不动产登记信息共享可能造成个人信息侵权。

  三、防范法律风险的应对措施

  为了更好应对在不动产档案查询中可能出现的潜在法律风险,消除因此可能造成的不利法律后果,经多因素考量,可以采取以下措施:

  (一)不动产档案管理精细化

  为了减少登记信息查询错误风险,应自不动产登记资料收集始至登记资料全部归档入库止,进行全过程精细化管理。根据可能导致的法律后果,注销档案与查解封档案环节尤其需要注意。

  第一,注销档案应遵循如下流程:(1)根据送来的注销单上档案号查找库房档案,抽档案时留出其前或后一位顺序号的档案抽离一半距离作为查找放回标记。一旦注销完毕要把注销档案和标记档案一起归位排列整齐。(2)核对档案存根要“七看”:一看是否有效,二看人名是否一致,三看证号是否正确,四看地址,五看面积,六看是否查封,七看是否有遗失补证。(3)注销章扣在存根明显空白处,并在注销章内写明年月日,让人一目了然。注销章下方紧接着要扣注销操作人员私章。(4)注销完档案,存根和注销单要放在首页以便查询核对,如有交易存根和抵押存根同时注销,交易存根放首页,证明此档已全部注销。如果抵押存根先注销交易未注销,交易存根仍放首页,证明此档已还清贷款,此证还有效。

  第二,查解封档案应遵循下列流程:(1)根据档案号提取档案,核对档案有效性。(2)核对不动产证号、人名、面积、地址。(3)查看是否存在查解封,是否存在遗失补证,关键看是否多次查解封前后关系,分析档案目前有效性,如实告知前来核档人员。(4)核对完毕确认无误后,在查档证明上签字写上当前日期,最好标注时间节点。(5)档案查封解封完毕,随后有法院查解封裁定,执行通知书和窗口查解封移交单送达库房,需库房档案员及时存放到相应档案内,避免档案核实误差。(6)窗口送达查解封移交通知单应按接收时间填写日期并签名。(7)在存放法律文书解封移交单时,注意核对解封单上对应的法院执行文书编号、查封文号与解封文号一致,若有不同查看法院执行通知书和判决书内容,如有异议请与查解封窗口及时沟通核实解决。(8)特别注意,如遇查解封卷宗较多,请按接收卷宗时间排序。最近时间排最前,查封件对应解封件法院文号一致,判断是否还存在其他查封,注意看清查解封备注内容是否已经拍卖转移。

  (二)修订相关规章制度

  对于因不动产档案查询可能会导致个人信息侵权的情况,需要有针对性地进行法规、规章的审查、编纂,修改可能与《民法典》及相关法律相抵触的规范,并对相关法规、规章规定进行限缩性解释。

  一是修改或删除《不动产登记资料查询暂行办法》第二十一条规定。在不动产档案查询实践中,利害关系人往往要求权利人同时到场进行查询。权利人与利害关系人同时到场查询所承担的交易成本,相对于个人信息权益被侵犯的风险来说,应是可接受的。至于拟提起诉讼、仲裁的人来说,最好能增加限制条件如对方的身份证复印件或不动产登记证复印件等。

  二是明确废除原建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》(2017年1月1日实施)。由于国务院机关改革,建设部关于不动产登记的职权已转移至国土资源部及自然资源部,为此,相关规章的废除清理工作已迫在眉睫,以免引起实践应用中的混乱。

  三是慎重权衡多部门不动产登记信息互通共享的利弊,严格限定有关国家机关不动产档案查询的公务目的。

  参考文献

  [1]尹田.物权法理论评析与思考[M]北京:中国人民大学出版社。2004:236.
  [2]赖俊峰.试析不动产噔记档案信息查询主体界定[J]北京档案, 2014(10):24-26.
  [3]张海峰.我国不动产噔记信息分类查询制度:现状、困境与完善路径[J] :贵州社会科学,2017(11):88-92.
  [4]何英昌有限公开视角下不动产登记档案原始资料的查询探讨[J]档案管理, 2020(5):37-40.

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